Videokonferenzen vs. Datenschutz: Die besten Tools für Ihr Unternehmen

Einleitung

Videokonferenzen sind aus dem modernen Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken – egal, ob für interne Meetings, Kundengespräche oder Schulungen. Doch viele Unternehmen übersehen die datenschutzrechtlichen Herausforderungen, die mit der Nutzung dieser Tools verbunden sind. Besonders die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt klare Anforderungen sowie Grundsätze an die Verarbeitung personenbezogener Daten in Online-Meetings. Welche Videokonferenz-Tools sind wirklich sicher, und wie lassen sich Datenschutzrisiken minimieren? In diesem Beitrag erfahren Sie alles, was Sie über DSGVO-konforme Videokonferenzen wissen müssen.

1. Rechtliche Grundlagen: Was verlangt die DSGVO von Videokonferenz-Tools?

Die DSGVO schreibt vor, dass Unternehmen personenbezogene Daten nur dann verarbeiten dürfen, wenn sie sich dabei auf eine klare Rechtsgrundlage stützen können. Bei Videokonferenzen betrifft dies unter anderem:

• Datenminimierung: Es sollten nur die wirklich notwendigen Daten erhoben und gespeichert werden.
• Einwilligung & Transparenz: Teilnehmende müssen darüber informiert werden, welche Daten erfasst und wie sie genutzt werden.
• Datensicherheit: Videokonferenz-Anbieter müssen sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen (TOMs) ergreifen, um Datenschutz und IT-Sicherheit zu gewährleisten.
• Auftragsverarbeitung: Nutzen Unternehmen einen externer Anbieter, ist der Abschluss eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (AVV) notwendig.

Werden diese Anforderungen nicht erfüllt, drohen hohe Bußgelder und ein möglicher Vertrauensverlust bei Kunden und Mitarbeitenden.

2. Die besten DSGVO-konformen Videokonferenz-Tools im Vergleich

Viele bekannte Videokonferenz-Tools stammen von US-Anbietern, die den strengen Anforderungen der DSGVO nicht immer gerecht werden. Hier eine Auswahl an sicheren Alternativen:

Jitsi Meet

• Open-Source und kostenlos
• Keine Registrierung erforderlich
• Organisationen können Server eigenständig hosten

BigBlueButton

• Speziell für Online-Schulungen entwickelt
• Open-Source und DSGVO-konform bei eigenem Hosting
• Integrierbar in Lernplattformen wie Moodle

Senfcall

• Deutscher Anbieter, basiert auf BigBlueButton
• Keine Speicherung personenbezogener Daten
• Keine Registrierung nötig

Nextcloud Talk

• Self-Hosting möglich
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
• Integrierbar in Nextcloud für datenschutzfreundliche Teamarbeit

Wire

• Höchste Sicherheitsstandards mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
• Open-Source und in der EU entwickelt
• Geeignet für Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen

Tipp: Microsoft Teams, Zoom oder Google Meet sind nicht grundsätzlich DSGVO-widrig, erfordern aber zusätzliche Maßnahmen wie AVV und Konfigurationsanpassungen.

3. Best Practices für sichere Videokonferenzen

Neben der Wahl eines sicheren Tools gibt es einige Maßnahmen, mit denen Sie den Datenschutz in Online-Meetings verbessern können:

• Passwortschutz aktivieren: Verhindert unbefugten Zugang zu Meetings.
• Warteraum-Funktion nutzen: Gastgeber*innen können kontrollieren, wer dem Meeting beitritt.
• Aufnahmen nur mit Einwilligung: Ohne Zustimmung dürfen keine Meetings aufgezeichnet werden.
• Sichere Cloud-Speicherung: Falls Daten gespeichert werden müssen, sollten Server in der EU genutzt werden.
• Automatische Updates aktivieren: Dadurch bleiben Sicherheitslücken nicht lange bestehen

4. Häufige Datenschutzfehler und wie man sie vermeidet

Auch das sicherste Videokonferenz-Tool hilft nicht, wenn die Nutzer*innen Datenschutzfehler im Umgang mit Meetings machen. Diese Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden:

Offene Meeting-Links teilen: Links sollten nicht öffentlich oder auf sozialen Netzwerken gepostet werden.
Nutzung unsicherer Geräte: Meetings sollten nur auf sicheren und mit den neuesten Updates installierten Geräten stattfinden.
Mikrofon und Kamera nicht immer aktiv lassen: Wer nicht spricht, sollte beides deaktivieren, um unnötige Datenübertragung zu verhindern.
Unverschlüsselte Chat-Nachrichten: Falls möglich, sollten Chats Ende-zu-Ende-verschlüsselt sein.

Besonders bei der Nutzung öffentlicher WLAN-Netze empfiehlt sich der Einsatz eines VPNs, um die Datenübertragung abzusichern. Mehr Tipps zum sicheren Arbeiten im Homeoffice finden Sie auch in unserem Blogbeitrag Datenschutz im Homeoffice.

5. Mitarbeitenden Schulungen: Sensibilisierung für Datenschutz in Videokonferenzen

Datenschutz beginnt nicht nur mit der richtigen Software, sondern auch mit den Menschen, die sie nutzen. Unternehmen sollten ihre Mitarbeitenden für Datenschutz in Videokonferenzen sensibilisieren, indem sie:

• Mitarbeitende auf Phishing und Betrugsmaschen hinweisen – Cyberkriminelle nutzen Videokonferenzen für Angriffe.
• Regelmäßige Schulungen anbieten – Datenschutz ist ein fortlaufender Prozess.
• Richtlinien für Videokonferenzen festlegen – Klare Vorgaben helfen, Fehler zu vermeiden.

Steigende Nutzung von Videokonferenzen – Datenschutz als zentrale Herausforderung

Die Art und Weise, wie Unternehmen kommunizieren, hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Insbesondere seit der COVID-19-Pandemie sind Videokonferenzen zu einem unverzichtbaren Bestandteil des Arbeitsalltags geworden. Laut einer aktuellen Statista-Umfrage aus dem Jahr 2024 gaben 65 % der befragten Unternehmen an, dass sie Videokonferenzen häufig oder sehr häufig nutzen. Dies stellt einen deutlichen Anstieg im Vergleich zu den Jahren vor der Pandemie dar, als persönliche Meetings noch weit verbreiteter waren.

Mit dieser steigenden Nutzung wächst jedoch auch das Bewusstsein für Datenschutzrisiken. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie DSGVO-konforme Lösungen verwenden, die den Schutz sensibler Daten gewährleisten. Unverschlüsselte Verbindungen, unzureichende Zugriffskontrollen oder unklare Datenschutzrichtlinien bei Anbietern können erhebliche Risiken darstellen – sowohl rechtlich als auch für das Vertrauen von Kund*innen und Mitarbeitenden. Gerade weil Videokonferenzen mittlerweile einen so essenziellen Bestandteil des digitalen Arbeitens ausmachen, sollten Unternehmen frühzeitig Maßnahmen ergreifen, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden. Dazu gehören die Auswahl geeigneter Videokonferenz-Tools, der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) mit Anbietern sowie regelmäßige Datenschutzprüfungen.

Fazit: Datenschutz und Videokonferenzen – So bleibt Ihr Unternehmen sicher

DSGVO-konforme Videokonferenzen sind keine Herausforderung, wenn die richtigen Maßnahmen ergriffen werden. Unternehmen sollten sich für sichere Tools entscheiden, Datenschutzrichtlinien konsequent umsetzen und ihre Mitarbeitenden entsprechend schulen.

Durch den Einsatz datenschutzfreundlicher Lösungen und einer durchdachten Sicherheitsstrategie bleibt nicht nur Ihr Unternehmen geschützt, sondern auch das Vertrauen von Kund*innen und Mitarbeitenden erhalten.

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