Unsere Vorgehensmethodik zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Einleitung

Der Datenschutz nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt Unternehmen vor anspruchsvolle Herausforderungen. Eine strukturierte Vorgehensweise ist essenziell, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und den Datenschutz effektiv umzusetzen. In diesem Blogbeitrag erläutern wir unsere simple Vorgehensmethodik zur Datenschutz-Grundverordnung in drei Phasen: Analysephase, Umsetzungsphase und Integrationsphase.

1. Analysephase

Die Analysephase bildet die Grundlage für ein solides Datenschutzmanagement. Diese Phase umfasst mehrere entscheidende Schritte, die wir gemeinsam mit unseren Kunden erarbeiten.

Schritt 1 Datenschutzsensibilisierung

Die Sensibilisierung für das Thema Datenschutz ist der erste Schritt, um ein Bewusstsein für den Schutz von Daten innerhalb des Unternehmens zu schaffen. Wir, SIMPLY PM, bieten unseren Kunden Workshops und Schulungen an, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Grundlagen und Anforderungen der DSGVO verstehen und darüber hinaus umsetzen können.

Schritt 2 Datenschutzbeauftragte/r und Team

SIMPLY PM unterstützt seine Kunden bei der Benennung eines Datenschutzbeauftragten (DSB). Dieser kann intern aus dem Unternehmen stammen oder Sie bestellen einen externen DSB als Dienstleistung bei SIMPLY PM. Anschließend bildet der DSB, und zwar gemeinsam mit weiteren Mitarbeitern aus dem Unternehmen, ein Datenschutz-Team. Das Ziel dabei ist, dass der DSB die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und zugleich alle Datenschutzmaßnahmen effizient sowie kontinuierlich überwacht. Darüber hinaus soll durch die Teamarbeit sichergestellt werden, dass im Unternehmen alle Prozesse reibungslos verlaufen und die Datenschutzrichtlinien umfassend eingehalten werden.

Schritt 3 Bestandsaufnahme

Eine detaillierte Bestandsaufnahme hilft uns, im Unternehmen unserer Kunden den aktuellen Stand des Datenschutzes zu erfassen. SIMPLY PM analysiert vorhandene Datenschutzprozesse und identifiziert Bereiche, die verbesserungswürdig sind.

Schritt 4 Datenschutz-Folgenabschätzung

Bei der Datenschutz-Folgenabschätzung bewerten wir die Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen und entwickeln Maßnahmen zur Minimierung dieser Risiken. Dies ist ein wichtiger Schritt, um datenschutzrelevante Risiken frühzeitig zu identifizieren und zu adressieren.

2. Umsetzungsphase

In der Umsetzungsphase geht es um die praktische Umsetzung und Implementierung der erarbeiteten Datenschutzmaßnahmen. Die Abarbeitung in dieser Phase erfolgt auch wieder in mehreren simplen Schritten.

Schritt 1 Entwicklung von Richtlinien und Verfahren für den Datenschutz

Wir erstellen und implementieren Richtlinien und Verfahren, die den Umgang mit personenbezogenen Daten regeln. Dazu gehören sowohl Regeln zur Erfassung, Speicherung, Nutzung als auch zur Löschung von Daten, ebenso wie die Entwicklung von Dokumentationen, beispielsweise in Form von Löschkonzepten.

Schritt 2 Technische und organisatorische Maßnahmen

SIMPLY PM implementiert technische und organisatorische Maßnahmen, um die Sicherheit und den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Dies umfasst die Einrichtung von IT-Sicherheitsmaßnahmen, Zutrittssystemen und anderen relevanten Sicherheitsvorkehrungen.

Schritt 3 Integration des Datenschutz-Frameworks

Das Datenschutz-Framework wird in die Geschäftsprozesse des Kunden integriert. Wir legen fest, wann und wie der Datenschutz berücksichtigt werden muss und wie der/die DSB eingebunden wird.

Schritt 4 Transparenz & Kommunikation

Wir sorgen für die Prüfung und Veröffentlichung aller notwendigen Datenschutzerklärungen. Diese Informationen werden auf der Kunden Webseite, in sozialen Medien und innerhalb des Unternehmens bereitgestellt, um maximale Transparenz zu gewährleisten.

3. Integrationsphase

In den letzten Schritten der Integrationsphase konzentrieren wir uns auf die dauerhafte Einbindung und Überwachung der Datenschutzmaßnahmen.

Schritt 1 Mitarbeitersensibilisierung

SIMPLY PM informiert und schult Mitarbeiter regelmäßig über Datenschutzthemen. Dies umfasst die Bereitstellung von Informationen zu Datenschutzprozessen und Ansprechpartnern sowie die jährlichen Schulungen zur Auffrischung des Wissens.

Schritt 2 Regelmäßige Datenschutzprüfungen

Wir führen regelmäßige Datenschutzprüfungen durch, um sicherzustellen, dass die Datenschutzmaßnahmen des Kunden effektiv bleiben. Dies beinhaltet die Erstellung von Berichten, die Dokumentation der Ergebnisse und die Festlegung von Handlungsempfehlungen für Verbesserungen.

Schritt 3 Reaktion auf Datenschutzverletzungen

SIMPLY PM etabliert Verfahren zur Erkennung, Erfassung und Reaktion auf Datenschutzverletzungen. Dies umfasst die Erstellung von Notfallplänen und die Festlegung, wie und an wen Datenschutzverletzungen gemeldet werden müssen.

Schritt 4 Dokumentation und Schulungen

Am Ende der Integrationsphase erfolgt die finale Dokumentation aller Datenschutzmaßnahmen und die Übergabe von Schulungsunterlagen. Wir stellen sicher, dass alle Dokumente vollständig und aktuell sind sowie alle Mitarbeiter umfassend geschult wurden.

Fazit zu unserer simplen Vorgehensmethodik zur Datenschutz-Grundverordnung

Zusammenfassend hilft SIMPLY PM seinen Kunden über das strukturierte drei Phasen System, Analyse, Umsetzung und Integration, alle Anforderungen der komplexen DSGVO gerecht zu werden. Hierbei achten wir darauf, die Prozesse der Kunden ganzheitlich mit einzubinden. Durch unsere umfassende Unterstützung und Expertise können unsere Kunden sicher sein, dass ihr Datenschutzmanagement auf dem neuesten Stand ist und alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

Erfahren sie mehr über unsere Datenschutzstrategie

Haben Sie Fragen zur Umsetzung der DSGVO in Ihrem Unternehmen? Unsere Vorgehensmethodik zur Datenschutz-Grundverordnung hilft Ihnen dabei. Kontaktieren Sie uns noch heute. Das Team von SIMPLY PM steht Ihnen mit umfassender Expertise zur Verfügung, um Ihre Datenschutzstrategie erfolgreich umzusetzen. Diskutieren sie auch gerne in unserem Kommentarboard oder erreichen Sie uns über unseren anderen Kanäle.

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