Sensible Daten im Pflegealltag: Datenschutz in Heimen und Pflegediensten

Einleitung

Pflegeeinrichtungen, Seniorenheime und ambulante Dienste verarbeiten tagtäglich hochsensible personenbezogene Daten. Gesundheitsinformationen, Pflegeverlauf, Medikamentenpläne oder Sozialdaten müssen nicht nur fachgerecht dokumentiert, sondern auch DSGVO-konform geschützt werden. Gleichzeitig ist eine enge Zusammenarbeit mit Ärzt*innen, Apotheken, Angehörigen und Behörden notwendig – eine echte Datenschutz-Herausforderung im Alltag.

In diesem Beitrag zeigen wir, wie Einrichtungen den Datenschutz in der Pflegepraxis wirksam umsetzen und dabei Vertrauen und Rechtssicherheit schaffen.

Warum Datenschutz in Pflegeeinrichtungen besonders wichtig ist

Pflegebedürftige Menschen befinden sich häufig in einem verletzlichen gesundheitlichen sowie emotionalen Zustand. Viele von ihnen sind auf intensive Hilfe angewiesen – sei es stationär, ambulant oder im betreuten Wohnen. Ihre personenbezogenen Daten – darunter insbesondere Gesundheitsdaten im Sinne des Art. 9 DSGVO – zählen zu den besonders schutzwürdigen Informationen.

In der Praxis kommen weitere Herausforderungen hinzu: Bei fortgeschrittener Altersdemenz oder eingeschränkter Geschäftsfähigkeit übernehmen häufig gesetzliche Betreuer*innen oder Angehörige wichtige Entscheidungen. Gerade in solchen Fällen muss sichergestellt sein, wer welche Informationen erhalten darf – und dass diese Kommunikation dokumentiert und datenschutzkonform erfolgt. Werden sensible Daten unzureichend geschützt, drohen nicht nur rechtliche Konsequenzen, sondern auch ein Vertrauensverlust bei Betroffenen, Angehörigen und Betreuenden. Umso wichtiger sind klare Prozesse sowie geschulte Teams, die den Datenschutz ernst nehmen und in den Pflegealltag integrieren.

Typische Datenschutzrisiken in der Pflegepraxis

Digitale Pflegedokumentation
Moderne Pflegeeinrichtungen arbeiten mit Software- und Cloud-Lösungen zur Pflegedokumentation. Dabei ist wichtig: Die Anbieter müssen DSGVO-konform sein, AV-Verträge vorhanden und Zugriffsrechte klar geregelt.

Mobile Endgeräte im Pflegeeinsatz
Pflegekräfte nutzen Tablets oder Diensthandys zur Dokumentation und Kommunikation. Dabei besteht die Gefahr von Datenverlust oder Fremdzugriff, z. B. bei Verlust des Geräts oder unsicherer WLAN-Nutzung.

Zusammenarbeit mit Angehörigen
Anfragen von Familienmitgliedern zu Gesundheitsstand oder Pflegeverlauf müssen datenschutzkonform beantwortet werden. Ohne Einwilligung der pflegebedürftigen Person dürfen keine Informationen weitergegeben werden.

Kommunikation mit Ärzt*innen, Apotheken und Behörden
Auch hier müssen Daten verschlüsselt übermittelt, rechtliche Grundlagen beachtet und Zugriffe dokumentiert werden. Fax oder unverschlüsselte Mails sind in der Regel nicht ausreichend.

Praxis-Tipps: So setzen Sie Datenschutz sicher um

DSGVO-konforme Dokumentationssysteme nutzen
Wählen Sie Anbieter mit europäischem Serverstandort, AV-Vertrag und verschlüsselter Datenübertragung. Achten Sie darauf, dass Zugriffsrechte im System gezielt vergeben werden können – etwa getrennt für Pflege- und Verwaltungspersonal.

Mobile Endgeräte absichern
Nutzen Sie Gerätemanagement-Systeme, Zwei-Faktor-Authentifizierung und automatische Sperren. Keine private Nutzung von Dienstgeräten.

Einwilligungen rechtssicher einholen
Lassen Sie Einwilligungen zur Datenweitergabe an Angehörige und externe Stellen schriftlich dokumentieren. Diese können jederzeit widerrufen werden.

Kommunikation absichern
Setzen Sie auf sichere Kommunikationsplattformen oder spezialisierte Branchenlösungen. Vermeiden Sie unsichere Kanäle wie WhatsApp, Fax oder offene E-Mails.

Team regelmäßig schulen
Pflegekräfte, Verwaltung und Hauswirtschaft sollten in Datenschutz-Grundlagen geschult sein. Regelmäßige Auffrischungen sind empfehlenswert.

Datenschutz-Check: 5 Fragen für Ihre Pflegeeinrichtung

Pflegeeinrichtungen stehen täglich vor der Herausforderung, Datenschutz mit einem reibungslosen Versorgungsalltag zu verbinden. Doch wo steht Ihre Einrichtung konkret? Mit diesem kompakten Selbstcheck können Sie schnell einschätzen, ob Ihr Datenschutzsystem auf sicheren Füßen steht – oder ob es noch Lücken gibt.

1. Wer hat Zugriff auf sensible Gesundheitsdaten – und ist dieser Zugriff klar geregelt und dokumentiert?
2. Werden mobile Geräte wie Tablets oder Diensthandys datenschutzkonform genutzt und regelmäßig aktualisiert?
3. Liegt für die Kommunikation mit Angehörigen und externen Stellen eine rechtssichere Einwilligung vor?
4. Sind Ihre Pflegedokumentationssysteme DSGVO-konform aufgesetzt (z. B. mit AV-Vertrag und verschlüsselter Datenübertragung)?
5. Wurden Ihre Mitarbeitenden zuletzt vor weniger als 12 Monaten zum Thema Datenschutz geschult?

Fazit: Wenn Sie bei einer oder mehreren Fragen zögern müssen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, Ihre Prozesse zu überprüfen. Schon kleine Maßnahmen bringen spürbar mehr Sicherheit – für Ihre Einrichtung, Ihre Mitarbeitenden und vor allem Ihre Bewohner*innen.

Statistik: Cyberangriffe treffen auch den Sozialbereich

Dass Datenschutz in Pflegeeinrichtungen keine Nebensache ist, zeigt auch der Blick auf aktuelle Vorfälle im Sozialwesen. Laut Tätigkeitsbericht 2023 des Bundesamts für Soziale Sicherung (BAS) wurden 969 Meldungen zu Datenschutzverletzungen allein im Jahr 2023 gemäß § 83a SGB X an das BAS übermittelt.

Besonders besorgniserregend:

Die meisten Cyberangriffe gehen mit einer Datenschutzverletzung einher – oft zielen die Angreifer gezielt auf besonders schützenswerte Gesundheitsdaten ab, um diese anschließend im Internet oder Darknet zu veröffentlichen oder zu verkaufen.

Insgesamt wurden dem BAS im Jahr 2023 zehn größere Cyberangriffe bei Sozialversicherungsträgern oder deren Dienstleistern gemeldet – mit teils zahlreichen betroffenen Krankenkassen. Diese Zahlen zeigen:
Auch der Sozial- und Gesundheitsbereich ist längst ein Ziel für professionelle Angriffe – und Einrichtungen müssen aktiv vorsorgen.

🔗 Quelle: Tätigkeitsbericht 2023 des Bundesamts für Soziale Sicherung (PDF, S. 79)

https://www.bundesamtsozialesicherung.de/fileadmin/redaktion/allgemeine_dokumente/Taetigkeitsbericht2023_barrierefrei.pdf

Wie externe Datenschutzberatung unterstützen kann

Genau hier setzt externe Unterstützung an: Als spezialisierte Datenschutzberaterin kannst Du Pflegeeinrichtungen praxisnah entlasten – etwa durch:

• schnelle Risikoanalysen und Datenschutz-Checks, die konkrete Schwachstellen sichtbar machen,
• schlanke Vorlagen & Prozesse, die sich auch im stressigen Pflegealltag umsetzen lassen,
• Schulungen und Sensibilisierung für Mitarbeitende, angepasst an den Pflegekontext,
• und verlässliche Begleitung bei Audits oder behördlichen Anfragen, damit Einrichtungen sicher aufgestellt sind.

So wird Datenschutz nicht zur Belastung, sondern zu einem Qualitätsmerkmal für moderne Pflege.

Fazit: Datenschutz schafft Vertrauen und Rechtssicherheit

Pflege und Datenschutz sind kein Widerspruch. Wer klare Prozesse etabliert, sichere Systeme nutzt und das Personal einbindet, kann beides erfolgreich miteinander verbinden: eine hochwertige Versorgung und den Schutz sensibler Daten.

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Erfahren Sie in unserem Blogbeitrag, wie Buchhandlungen DSGVO-Anforderungen alltagstauglich umsetzen – von der Bonpflicht bis zur Kundendatenverwaltung.