Lernen mit Verantwortung: Datenschutz in Schulen, Kitas & Nachhilfeinstituten

Einleitung

In Bildungseinrichtungen wie Schulen, Kitas und Nachhilfeinstituten steht das Wohl von Kindern und Jugendlichen im Mittelpunkt. Dabei spielt der Schutz personenbezogener Daten eine zentrale Rolle. Ob Fotos von Ausflügen, digitale Lernplattformen oder der Eltern-Chat per Messenger – auch im Bildungsalltag gelten die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Datenschutz in Ihrer Einrichtung praktisch umsetzen und rechtliche Risiken vermeiden, ohne den Alltag unnötig zu verkomplizieren.

Warum Datenschutz in Schulen und Bildungseinrichtungen so wichtig ist

Kinder und Jugendliche gelten laut DSGVO als besonders schutzwürdige Personen. Ihre Daten – von Namen über Noten bis hin zu Fotos – dürfen nur auf klarer Rechtsgrundlage erhoben und verarbeitet werden. Besonders heikel ist die Nutzung digitaler Tools wie Cloud-Dienste, Messenger oder Lernplattformen.

Hinzu kommt: In Kitas und Schulen sind oft viele Personen beteiligt – von Lehr- und Betreuungspersonal bis zu externen Dienstleistern und Eltern. Umso wichtiger sind transparente Regeln und ein einheitlicher Umgang mit Daten.

Typische Datenschutzrisiken im Bildungsalltag

Fotos und Einwilligungen
Fotos von Veranstaltungen, Ausflügen oder Projekten dürfen nur mit vorheriger, schriftlicher Einwilligung der Eltern bzw. Erziehungsberechtigten gemacht und veröffentlicht werden. Auch bei internen Aushängen oder Webseiten gilt dies.

Nutzung von Cloud- und Lernsystemen
Viele Schulen nutzen inzwischen Cloud-basierte Systeme oder digitale Lernplattformen. Dabei müssen sie Anbieter sorgfältig auswählen, AV-Verträge abschließen und Daten verschlüsselt verarbeiten.

Messenger-Dienste für Elternkommunikation
WhatsApp ist zwar praktisch, aber datenschutzrechtlich problematisch. Stattdessen sollte die Einrichtung DSGVO-konforme Alternativen wie SchoolFox, Sdui oder Messenger mit AV-Vertrag nutzen.

Informationsweitergabe im Alltag
Auch mündliche Datenweitergaben können kritisch sein: z. B. wenn persönliche Infos am Telefon oder im Beisein anderer Eltern kommuniziert werden. Hier ist Sensibilisierung wichtig.

Praxis-Tipps: So setzen Sie Datenschutz sicher um

Einwilligungen einholen und dokumentieren
Nutzen Sie standardisierte, jährlich aktualisierte Vorlagen zur Foto- sowie Datenfreigabe.

Digitale Systeme sorgfältig auswählen
Nutzen Sie nur Tools, deren Serverstandort in der EU liegt und die vertraglich abgesichert sind.

Datensparsamkeit leben
Erheben Sie nur die Daten, die wirklich benötigt werden. Löschen Sie veraltete Daten regelmäßig.

Team regelmäßig schulen
Auch Aushilfen, Honorarkräfte und Praktikant*innen sollten die Basics zum Datenschutz kennen. Kurze Schulungen reichen oft aus.

Kommunikation über sichere Kanäle führen
Nutzen Sie Messenger oder E-Mail-Systeme mit Verschlüsselung und AV-Vertrag. Keine Weitergabe sensibler Infos über private Kanäle.

Praxisbeispiel: Datenschutzfehler mit Folgen

Eine private Nachhilfeeinrichtung nutzt WhatsApp zur Koordination von Terminen und zur Kommunikation mit Eltern. In einem Gruppenchat postet eine Mitarbeiterin versehentlich die Anwesenheitsliste mit vollständigen Namen, Geburtsdaten und Leistungsbewertungen aller Kinder.

Die Folge: Mehrere Eltern beschweren sich bei der Datenschutzaufsicht. Die Einrichtung erhält eine Abmahnung und muss umfangreiche Maßnahmen nachbessern – unter anderem die Schulung des Personals, die Umstellung auf einen DSGVO-konformen Messenger und die Einführung eines Löschkonzepts.

Das Beispiel zeigt: Schon kleine Nachlässigkeiten im Alltag können große Konsequenzen nach sich ziehen.

Was passiert bei Verstößen? Rechtliche Folgen im Überblick

Bildungseinrichtungen, die gegen die DSGVO verstoßen, müssen mit:

• Abmahnungen durch Aufsichtsbehörden
• Bußgeldern bis zu 20 Mio. Euro bzw. 4 % des Jahresumsatzes (letzteres meist bei größeren Trägern)
• Reputationsschäden sowie Vertrauensverlust
• Elternbeschwerden und Schadenersatzforderungen

rechnen. Umso wichtiger ist es, schon bei alltäglichen Prozessen wie Elternkommunikation, Datenspeicherung oder Fotoerstellung korrekt vorzugehen.

Datenschutz-Check: 5 Punkte für einen sicheren Schulstart

1. Sind aktuelle Einwilligungen für alle Kinder vorhanden (z. B. für Fotos)?
2. Erfolgt die Übermittlung von Daten nur über verschlüsselte Systeme?
3. Ist klar geregelt, wer auf welche Daten zugreifen darf?
4. Gibt es ein Löschkonzept für veraltete Unterlagen und Mails?
5. Sind alle Mitarbeitenden über die DSGVO informiert und geschult?

Statistik: Datenschutz sorgt für Unsicherheit bei Lehrkräften

Laut dem Deutschen Schulbarometer gaben 58 % der befragten Lehrkräfte an, dass sie sich nicht ausreichend über die datenschutzrechtlichen Anforderungen im Umgang mit digitalen Tools informiert fühlen. Diese Zahl zeigt deutlich: Die Unsicherheit beim Einsatz von Software, Apps oder Cloud-Lösungen ist groß – selbst unter pädagogischem Fachpersonal.

Auch Kitas stehen zunehmend vor ähnlichen Herausforderungen, sobald digitale Dokumentation oder Kommunikationswege (z. B. mit Eltern) genutzt werden. Hier besteht ein klarer Bedarf an verständlicher Aufklärung sowie praxisnaher Unterstützung.

🔗 Quelle: Deutsches Schulportal – Datenschutz sorgt weiter für Verunsicherung

Fazit: Datenschutz in Bildungseinrichtungen braucht klare Regeln

Ob Kita, Schule oder Nachhilfe – wer den Datenschutz ernst nimmt, handelt nicht nur gesetzeskonform, sondern schafft auch Vertrauen bei Eltern, Lernenden und Mitarbeitenden.

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