E-Mail-Verschlüsselung & DSGVO: So schützen Sie sensible Informationen

Einleitung

E-Mails sind aus dem modernen Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Tagtäglich werden sensible Informationen versendet: personenbezogene Daten, Vertragsunterlagen, medizinische Berichte oder interne Strategiepapiere. Doch wie sicher sind diese Daten eigentlich? Und welche Anforderungen stellt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) an den E-Mail-Versand?

In diesem Beitrag erfahren Sie einerseits, warum E-Mail-Verschlüsselung ein Muss ist und wie sie funktioniert, sowie andererseits welche Lösungen für Unternehmen besonders geeignet sind. Ziel ist es, praxisnahe Informationen zu vermitteln, die eine datenschutzkonforme Kommunikation ermöglichen.

Warum E-Mail-Verschlüsselung so wichtig ist

Unverschlüsselte E-Mails sind vergleichbar mit Postkarten: Sie können auf dem Weg zum Empfänger von Dritten mitgelesen werden. Gerade bei sensiblen oder personenbezogenen Daten stellt dies ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar – und einen potenziellen Verstoß gegen die DSGVO.

Die DSGVO verpflichtet Verantwortliche, geeignete technische sowie organisatorische Maßnahmen (TOM) zu treffen, um personenbezogene Daten zu schützen (Art. 32 DSGVO). E-Mail-Verschlüsselung ist hierbei ein zentraler Bestandteil.

Was sagt die DSGVO zur E-Mail-Verschlüsselung?

Die DSGVO gibt keine explizite Anweisung zur Verschlüsselung von E-Mails, fordert jedoch ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau. Dies bedeutet: Je sensibler die Daten, desto höher die Anforderungen an deren Schutz. Für den Versand personenbezogener Daten per E-Mail wird daher in den meisten Fällen eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder Transportverschlüsselung empfohlen oder sogar vorausgesetzt.

Wichtig ist auch die Dokumentation: Unternehmen müssen nachweisen können, dass sie datenschutzkonforme Maßnahmen umgesetzt haben.

Verschlüsselungsverfahren im Überblick

Es gibt verschiedene Arten der E-Mail-Verschlüsselung:

Passwortgeschützte Anhänge: Eine pragmatische Lösung, bei der sensible Daten in einem verschlüsselten Dokument versendet werden. Das Passwort wird separat übermittelt.

Transportverschlüsselung (TLS): Verschlüsselt die Verbindung zwischen den Mailservern. Einfach umzusetzen, bietet aber keinen Schutz auf dem Endgerät.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (z. B. S/MIME oder PGP): Verschlüsselt die Nachricht selbst, sodass nur Absender und Empfänger sie lesen können. Dies erfordert jedoch einen höheren technischen Aufwand.

Praxisbeispiele: So lässt sich E-Mail-Verschlüsselung umsetzen

• Gesundheitswesen: Eine Arztpraxis versendet Laborergebnisse an Patient*innen als verschlüsseltes PDF mit separatem Passwort per SMS.
• Rechtsanwaltskanzlei: Kommuniziert mit Mandant*innen über eine Webmail-Plattform mit integrierter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
• Personalabteilung: Sendet Gehaltsabrechnungen als verschlüsselte ZIP-Dateien mit persönlich übermitteltem Schlüssel.

Herausforderungen und Lösungen

Trotz der Notwendigkeit setzen viele Unternehmen noch keine konsequente E-Mail-Verschlüsselung ein. Häufige Gründe sind:

• Komplexität der Technik: Viele Verschlüsselungslösungen sind nicht intuitiv bedienbar.
• Kompatibilitätsprobleme: Kommunikationspartner*innen nutzen unterschiedliche Systeme.
• Fehlende Schulung: Mitarbeitende wissen nicht, wann und wie Verschlüsselung anzuwenden ist.

Empfehlenswert sind daher Lösungen, die sich nahtlos in bestehende E-Mail-Programme integrieren lassen und benutzerfreundlich sind. Zusätzlich sollte die Schulung der Mitarbeitenden ein fester Bestandteil der Datenschutzstrategie sein.

Aktuelle Zahlen zur E-Mail-Sicherheit in Deutschland

Laut einer Studie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) von 2024 ist die Lage weiterhin kritisch:

• 27 % der Datenschutzverletzungen im Unternehmensumfeld stehen im Zusammenhang mit ungesicherter E-Mail-Kommunikation.
• Nur 44 % der befragten Unternehmen setzen konsequent E-Mail-Verschlüsselung ein.
• In 36 % der Fälle fehlt eine dokumentierte Richtlinie zur sicheren E-Mail-Kommunikation.

Diese Zahlen zeigen deutlich: Es besteht noch erheblicher Handlungsbedarf, um die Anforderungen der DSGVO an die Vertraulichkeit sowie Integrität der Daten im E-Mail-Verkehr zu erfüllen.

Fazit: Datenschutz beginnt beim E-Mail-Versand

Wer personenbezogene oder vertrauliche Informationen per E-Mail versendet, muss geeignete Schutzmaßnahmen treffen. E-Mail-Verschlüsselung ist dabei kein optionales Extra, sondern essenzieller Bestandteil eines DSGVO-konformen Datenschutzkonzepts.

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