Datenschutz in Physiotherapie & Heilberufen: Was Sie jetzt für die DSGVO-Umsetzung wissen müssen

Einleitung

Physiotherapiepraxen und andere Heilberufe haben täglich mit besonders sensiblen personenbezogenen Daten zu tun. Dabei geht es nicht nur um Namen und Kontaktdaten, sondern auch um Befunde, Behandlungspläne oder Krankengeschichte. Genau diese Informationen unterliegen laut Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einem besonderen Schutz. Doch wie setzen Sie die Vorgaben in der Praxis um, ohne den Arbeitsalltag aus dem Takt zu bringen?

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen konkret, worauf es beim Datenschutz in Physiotherapiepraxen und ähnlichen Einrichtungen ankommt – inklusive Fallbeispiel, typischer Stolperfallen und hilfreichen Tipps von externen Datenschutzexpert*innen.

Warum Datenschutz gerade im Gesundheitswesen so wichtig ist

Gesundheitsdaten zählen laut Art. 9 DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Das bedeutet: Sie dürfen nur unter strengen Voraussetzungen verarbeitet werden – etwa mit ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Person oder auf Grundlage gesetzlicher Vorschriften.

Für Sie als Praxisinhaber*in bedeutet das:

• Sie müssen geeignete technische und organisatorische Schutzmaßnahmen (TOM) treffen.
• Sie müssen lückenlos dokumentieren, welche Daten Sie zu welchem Zweck erheben.
• Sie dürfen Daten nur so lange speichern, wie es erforderlich ist.

Fallbeispiel aus der Praxis

In einer Physiotherapiepraxis in Sachsen wurde versehentlich ein Behandlungsplan einer Patientin im Wartebereich liegen gelassen. Eine andere Patientin entdeckte das Dokument und meldete es. Die Praxis informierte daraufhin sowohl die betroffene Person als auch die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde. Obwohl der Vorfall transparent aufgearbeitet wurde, erhielt die Praxis eine Verwarnung und musste ein nachträgliches Schulungskonzept einreichen.

Lektion: Auch kleine Fehler können große datenschutzrechtliche Folgen haben. Umso wichtiger ist es, Datenschutz nicht dem Zufall zu überlassen, sondern systematisch zu organisieren. Paketen, Musterdokumenten, Schulungen und praktischer Begleitung.

Datenschutz im Praxisalltag: Zwischen Ideal und Realität

Der Alltag in Physiotherapien ist oft stressig: Patienten kommen und gehen im Minutentakt, Behandlungen wollen dokumentiert, Termine koordiniert und Telefonate geführt werden. Für Schulungen, Datenschutzkonzepte und strukturierte Abläufe im Umgang mit sensiblen Daten bleibt im Praxisalltag oft kaum Zeit. Genau in solchen Momenten schleichen sich Fehler ein, die rechtlich relevant sein können – auch wenn sie menschlich nachvollziehbar sind.

Kommt Ihnen eine dieser Situationen bekannt vor?

• Eine Patientenakte liegt noch auf dem Tresen, obwohl längst der nächste Termin wartet.
• Persönliche Daten werden am Telefon laut wiederholt, obwohl im Raum noch andere Personen sind.
• Eine Kollegin gibt eine Auskunft an den Ehepartner*in, der “nur kurz etwas wissen” möchte – obwohl keine Einwilligung vorliegt.
• Ein Rezept liegt offen im Wartebereich – für Dritte sichtbar.

All das passiert schnell, ist aber datenschutzrechtlich brisant. Genau deshalb ist es so wichtig, Datenschutz verständlich und alltagstauglich zu machen – nicht mit erhobenem Zeigefinger, sondern mit praxiserprobten Lösungen, die entlasten.

Praxis-Tipps: So gelingt Datenschutz auch im stressigen Alltag

• Legen Sie einen festen Platz für Patientenunterlagen fest – außerhalb des Sichtbereichs Dritter.
• Sprechen Sie sensible Daten am Empfang oder Telefon nur so leise wie möglich.
• Achten Sie darauf, dass Rezepte, Aufklärungsbögen oder Terminzettel nicht offen einsehbar herumliegen.
• Überprüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Aufklärungs- und Einwilligungsdokumente den aktuellen DSGVO-Anforderungen entsprechen.
• Sensibilisieren Sie Ihr Team dafür, Auskünfte grundsätzlich nur nach schriftlicher Einwilligung der betroffenen Person weiterzugeben.

Externe Unterstützung: Wie eine Datenschutz-Fachperson Ihre Praxis entlasten kann

Gerade kleinere Praxen haben im Alltag kaum Kapazitäten, sich intensiv mit Datenschutzfragen zu beschäftigen. Hier kann eine externe Fachperson für Datenschutz wertvolle Unterstützung leisten – praxisnah, rechtssicher und entlastend. Sie sorgt nicht nur für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern auch für mehr Struktur und Vertrauen im Umgang mit sensiblen Patientendaten.

Wie kann eine externe Fachperson für Datenschutz eine Praxis für Physiotherapie unterstützen?

Eine Fachperson für Datenschutz hilft, die gesetzlichen Anforderungen der DSGVO umzusetzen, sensibilisiert Mitarbeitende und Patient*innen und sorgt für eine sichere Datenverwaltung.

Konkret unterstützt sie u. a. bei folgenden Aufgaben:

• Erstellung eines individuellen Datenschutzkonzepts
• Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeitenden
• Entwicklung von Informationsmaterialien für Patient*innen
• Implementierung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM)
• Erstellung und Pflege des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten
• Erläuterung rechtlicher Grundlagen in verständlicher Sprache
• Durchführung interner Kontroll- und Prüfroutinen
• Unterstützung im Falle von Datenschutzpannen oder Anfragen der Aufsichtsbehörde

So schaffen Sie nicht nur mehr Sicherheit für Ihr Team, sondern auch Vertrauen bei Ihren Patient*innen – ganz ohne Datenschutz-Frust im Praxisalltag.

Häufige Fragen zum Datenschutz in Heilberufen

Muss jede Praxis ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten führen? Ja. Auch kleine Praxen sind laut DSGVO verpflichtet, ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) zu führen. Darin dokumentieren Sie, welche personenbezogenen Daten Sie zu welchem Zweck verarbeiten.

Brauche ich einen Datenschutzbeauftragten? Nicht jede Praxis ist dazu verpflichtet. Wenn jedoch regelmäßig besonders sensible Daten verarbeitet oder mehr als 20 Personen mit personenbezogenen Daten arbeiten, kann die Benennung verpflichtend sein. Eine Beratung lohnt sich in jedem Fall.

Dürfen Patientendaten per E-Mail verschickt werden? Nur dann, wenn die Übertragung verschlüsselt erfolgt und der Empfänger entsprechend informiert wurde. Alternativ bieten sich sichere Patientenportale oder verschlüsselte Nachrichtendienste an.

Was passiert bei einer Datenschutzverletzung? Eine sogenannte “Datenpanne” muss binnen 72 Stunden der zuständigen Aufsichtsbehörde gemeldet werden. Auch die betroffene Person ist zu informieren. Transparenz ist hier besonders wichtig, um Vertrauen zu erhalten.

Wie oft sollten Mitarbeitende geschult werden? Mindestens einmal jährlich – idealerweise zusätzlich bei Neueinstellungen und bei relevanten Gesetzesänderungen. Kurzschulungen im Alltag können helfen, das Thema präsent zu halten.

Fazit: Datenschutz braucht Struktur und externe Unterstützung

Datenschutz ist in der Physiotherapie nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern Ausdruck von Vertrauen und Professionalität. Wer Prozesse dokumentiert, Mitarbeitende schult und sich im Zweifelsfall externe Unterstützung holt, kann den Datenschutzalltag souverän meistern – und unangenehme Konsequenzen vermeiden.

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