Datenschutz-Audit einfach durchführen: Vier Schritte für DSGVO-konforme Unternehmen

Einleitung

Viele Unternehmen beschäftigen sich mit Datenschutz erst dann, wenn etwas schiefgeht – etwa nach einer Anfrage der Aufsichtsbehörde, einem Datenleck oder interner Unsicherheit. Doch Datenschutz ist kein einmaliges Projekt, sondern ein laufender Prozess, der regelmäßiger Überprüfung bedarf.

Ein Datenschutz-Audit hilft Ihnen genau dabei: Es verschafft Überblick, zeigt Schwachstellen auf und stärkt das Vertrauen in Ihre internen Abläufe.

Warum ist ein Datenschutz-Audit unverzichtbar?

Nachweispflicht der DSGVO: Unternehmen müssen jederzeit belegen können, wie der Schutz der personenbezogenen Daten erfolgt.

Regelmäßige Überprüfung: Eine stetige Bewertung und Aktualisierung der Prozesse, Verantwortlichkeiten und technischen Maßnahmen ist unabdingbar.

Transparenz über Risiken: Ein Audit zeigt, wie sicher Ihre Systeme wirklich sind – inklusive Datenflüsse, Zugriffe und möglicher Schwachstellen.

Struktur statt Unsicherheit: Sie erkennen Optimierungsbedarf frühzeitig, statt erst bei einer Anfrage der Aufsichtsbehörde oder einem Vorfall zu reagieren.

Proaktives Handeln: Ein Audit beweist, dass Ihre Organisation Datenschutz ernst nimmt und aktiv steuert – nicht erst, wenn Probleme entstehen.

Was wird in einem Datenschutz-Audit geprüft?

Ein gutes Audit ist mehr als eine reine Formalie. Es betrachtet den Datenschutz ganzheitlich und beleuchtet sowohl organisatorische als auch technische Aspekte. Dazu gehören zum Beispiel:

• Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten: Sind alle Prozesse vollständig dokumentiert?
• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs): Sind Passwörter, Zugriffsrechte und Backups aktuell und sicher?
• Mitarbeiterschulungen: Werden alle regelmäßig und nachvollziehbar geschult?
• Dienstleister & Auftragsverarbeitung: Liegen aktuelle AV-Verträge vor?
• Löschkonzept & Aufbewahrungsfristen: Erfolgt tatsächlich die Löschung der Daten, deren Löschung erforderlich ist?
• Betroffenenrechte: Können Auskunfts- oder Löschanfragen fristgerecht beantwortet werden?

Diese Punkte bilden das Herzstück eines Audits – sie zeigen, wie reif Ihr Datenschutz wirklich ist.

Wie führen Sie Ihr Audit strukturiert durch?

Ein Audit folgt einem klaren Ablauf, der sich gut planen lässt. Dabei helfen Ihnen vier einfache Schritte:

1. Vorbereitung: Definieren Sie Ziele, Verantwortlichkeiten und den Umfang (z. B. Abteilungen, Prozesse oder Tools).
2. Datenerhebung: Sammeln Sie Informationen – welche Daten werden verarbeitet, wo werden sie gespeichert und wer hat Zugriff?
3. Bewertung: Prüfen Sie, ob die DSGVO-Anforderungen erfüllt sind, und dokumentieren Sie eventuelle Abweichungen.
4. Maßnahmenplanung: Leiten Sie Verbesserungen ab, legen Sie Fristen fest und überprüfen Sie regelmäßig die Umsetzung.

So entsteht ein klarer Überblick, mit dem Sie Datenschutz messbar und transparent gestalten können.

Kostenlose Audit-Checkliste per E-Mail anfordern

Damit Sie Ihr erstes Datenschutz-Audit strukturiert vorbereiten und durchführen können, haben wir eine praxisnahe Audit-Checkliste für Sie erstellt.
Sie enthält alle wesentlichen Prüfpunkte – von der Dokumentation über organisatorische Anforderungen bis hin zu technischen und organisatorischen Maßnahmen – und unterstützt Sie dabei, systematisch und DSGVO-konform vorzugehen.

So erhalten Sie die Audit-Checkliste:

Schreiben Sie uns einfach eine kurze E-Mail an datenschutz@simply-pm.de mit dem Betreff „Freebie 03 – Datenschutz-Audit“.
Wir senden Ihnen die Audit-Checkliste anschließend kostenfrei als PDF zu.

💡 Hinweis: Ihre E-Mail-Adresse wird ausschließlich zur Zusendung der angeforderten Audit-Checkliste verwendet.

Wann sollten Sie ein Datenschutz-Audit durchführen?

Einmal jährlich ist ein guter Richtwert – insbesondere dann, wenn neue Tools eingeführt, Mitarbeitende wechseln oder Abläufe digitalisiert werden.

Aber auch kleinere Zwischen-Audits lohnen sich: Sie halten Prozesse aktuell und sorgen dafür, dass Datenschutz nicht zur Nebensache wird.

Wichtig ist, dass Sie Ihr Audit dokumentieren. So können Sie bei einer Prüfung jederzeit nachweisen, dass Sie alle gesetzlichen Pflichten erfüllt haben.

Fazit: Kontrolle schafft Vertrauen

Ein Datenschutz-Audit ist kein Selbstzweck. Es ist ein Werkzeug, das Ihnen hilft, Risiken früh zu erkennen, Prozesse zu verbessern und Vertrauen zu schaffen – sowohl intern als auch bei Kundinnen und Kunden.

Wenn Sie regelmäßig prüfen, bleiben Sie rechtssicher, effizient und handlungsfähig – statt nur zu reagieren, wenn es zu spät ist.

Starten Sie am besten heute: Fordern Sie unsere kostenlose Audit-Checkliste an und verschaffen Sie sich Klarheit, wo Ihr Unternehmen aktuell steht.

Ausblick: Nächste Woche geht es weiter mit Teil 3:

Im nächsten Teil unserer Reihe „Datenschutz leicht gemacht – Ihr 6-Wochen-Plan zu mehr Sicherheit & Struktur“ geht es um das Thema Datenschutzprüfung durch die Aufsichtsbehörde.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie sich optimal vorbereiten, welche Unterlagen Sie bereithalten sollten und wie Sie im Ernstfall souverän reagieren.

Noch mehr Praxiswissen?
Erfahren Sie in unserem Blogbeitrag, wie Unsere Vorgehensmethodik zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist – In diesem Blogbeitrag erläutern wir unsere simple Vorgehensmethodik zur Datenschutz-Grundverordnung in drei Phasen: Analysephase, Umsetzungsphase und Integrationsphase.