Inhaltsverzeichnis
Einleitung
Effektiver Datenschutz beginnt mit einer gründlichen Analyse. In diesem Blogbeitrag erläutern wir die wesentlichen Schritte zur Durchführung einer Bestandsaufnahme, um den Schutz personenbezogener Daten im Unternehmen des Kunden zu gewährleisten.
Die Bestandsaufnahme in vier Stufen
Fragenkatalog beantworten: Ein strukturierter Ansatz
Ein erfolgreicher Start in den Datenschutzprozess beginnt mit der Beantwortung unseres selbst entwickelten Fragenkatalogs. Gemeinsam mit unserer Unterstützung gehen wir zusammen mit unseren Kund*innen, entweder online oder vor Ort, Schritt für Schritt durch die einzelnen Fragen. Diese Phase ist entscheidend, um den aktuellen Stand des Datenschutzes im Unternehmen der Kund*innen zu evaluieren und notwendige Maßnahmen zu identifizieren.
Identifikation und Zweck personenbezogener Daten
Ein wesentliches Element der Bestandsaufnahme ist die Identifikation der Arten von personenbezogenen Daten, die im Unternehmen erfasst werden, sowie der Zweck, zu dem diese Daten verarbeitet und genutzt werden. Zusammen erarbeiten wir eine umfassende Übersicht, die als Grundlage für die weitere Datenschutzarbeit dient.
Erstellen der Dokumentation
Eine gründliche Dokumentation ist unerlässlich für die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Insbesondere die Erstellung und Pflege folgender Dokumente ist hierbei notwendig:
Verarbeitungsverzeichnis: Übersicht über alle Datenverarbeitungstätigkeiten im Unternehmen.
Bestandsaufnahme: Dokumentation der erfassten personenbezogenen Daten und deren Verarbeitungszwecke.
Datenschutzerklärungen und Einwilligungen: Sicherstellung, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind.
Datenschutzhandbuch: Ein umfassendes Nachschlagewerk für alle Datenschutzprozesse und -richtlinien.
Anpassen/Erstellen von Prozessen nach DSGVO
Um sicherzustellen, dass das Unternehmen alle Anforderungen der DSGVO erfüllt, müssen bestehende Prozesse angepasst oder ggf. neue erstellt werden. Darunter zählen insbesondere:
Recht auf Auskunft und Berichtigung: Sicherstellung, dass betroffene Personen Zugang zu ihren Daten haben und die Korrektur unrichtiger Datensätze veranlassen können.
Informationspflicht: Sicherstellung, dass betroffene Personen transparent Informationen über die Verarbeitung ihrer Daten erhalten.
Melde- und Benachrichtigungspflicht: Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur Meldung von Datenschutzverstößen.
Widerspruchsrecht: Implementierung von Prozessen, die es betroffenen Personen ermöglichen, der Verarbeitung ihrer Daten zu widersprechen.
Fazit: Datenschutz beginnt mit einer klaren Bestandsaufnahme
Eine strukturierte Bestandsaufnahme ist der erste und wichtigste Schritt für einen wirksamen Datenschutz. Sie schafft Transparenz über die Verarbeitung personenbezogener Daten und hilft Unternehmen, gesetzliche Anforderungen gezielt umzusetzen. Mit einer klaren Dokumentation und gut durchdachten Prozessen können Datenschutzrisiken minimiert und das Vertrauen von Kunden*innen und Mitarbeitenden gestärkt werden. Wer frühzeitig handelt, legt die Basis für eine datenschutzkonforme und zukunftssichere Unternehmensstrategie.
Jetzt handeln – Datenschutz nachhaltig optimieren
Möchten Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen alle DSGVO-Anforderungen erfüllt und Ihre Datenschutzprozesse optimal aufgestellt sind? Wir unterstützen Sie dabei – von der Bestandsaufnahme bis zur Umsetzung maßgeschneiderter Maßnahmen. Kontaktieren Sie unser Team von SIMPLY PM noch heute und profitieren Sie von unserer Expertise!
Sie wollen erfahren, wie sich unsere Vorgehensmethodik aufbaut? Lesen Sie mehr dazu hier!
