Datenschutzbeauftragte? Ist doch nur für Konzerne relevant.

Einleitung

Viele Unternehmen verbinden Datenschutzbeauftragte vor allem mit großen Konzernen oder internationalen Unternehmen. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen denken deshalb häufig: „Wir sind viel zu klein für einen Datenschutzbeauftragten das ist doch keine Pflicht.“ Doch dieser Mythos hält sich hartnäckig – und entspricht oft nicht der Realität. Denn die Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten hängt nicht nur von der Unternehmensgröße ab.

Wann ein/e Datenschutzbeauftragte/r gesetzlich vorgeschrieben ist

Ein SSL-Zertifikat sorgt dafür, dass die Datenübertragung zwischen Website und Nutzer verschlüsselt erfolgt. Das bedeutet zum BeiIn Deutschland gilt nach § 38 BDSG eine klare Regelung: Ein Datenschutzbeauftragter muss bestellt werden, wenn mindestens 20 Personen regelmäßig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.

Dazu gehören zum Beispiel Mitarbeitende, die:

• Kundendaten bearbeiten
• Rechnungen erstellen
• Bewerbungen verwalten
• Newsletter versenden
• CRM-Systeme nutzen
• Marketing- oder Analysetools einsetzen

Wichtig: Es zählen nicht nur Vollzeitkräfte. Auch Teilzeitkräfte oder Mitarbeitende im Homeoffice können berücksichtigt werden. Gerade in Unternehmen mit Verwaltung, Vertrieb, Marketing und IT kann diese Schwelle schneller erreicht werden, als viele denken.

Auch kleinere Unternehmen können verpflichtet sein

Selbst wenn weniger als 20 Personen mit personenbezogenen Daten arbeiten, kann ein Datenschutzbeauftragter erforderlich sein. Das gilt zum Beispiel, wenn Unternehmen:

• besonders sensible Daten verarbeiten
• umfangreiche Datenanalysen durchführen
• umfangreiche Tracking- oder Profiling-Technologien einsetzen
• große Mengen personenbezogener Daten verarbeiten

In solchen Fällen kann die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ebenfalls notwendig werden.

Externe Datenschutzbeauftragte als Alternative

Viele kleine Unternehmen entscheiden sich deshalb für einen externen Datenschutzbeauftragten. Das hat mehrere Vorteile:

• fachliche Expertise im Datenschutzrecht
• Unterstützung bei der Umsetzung der DSGVO
• geringerer organisatorischer Aufwand
• flexible und skalierbare Lösungen

Gerade für kleine Unternehmen kann ein externer Datenschutzbeauftragter eine praktikable Lösung sein.

Statistik: Datenschutz erfordert häufig spezialisierte Ressourcen

Untersuchungen zeigen, dass viele Unternehmen Schwierigkeiten haben, Datenschutzanforderungen ohne spezialisierte Unterstützung umzusetzen. In verschiedenen Studien – etwa im Umfeld von Bitkom-Befragungen – geben über 70 % der Unternehmen an, dass die Umsetzung der DSGVO ohne spezielle Datenschutzressourcen eine große Herausforderung darstellt.

Diese Ergebnisse zeigen, dass Datenschutz in der Praxis oft Fachwissen und klare Verantwortlichkeiten erfordert. Ein Datenschutzbeauftragter kann dabei eine zentrale Rolle spielen.

Quelle: Bitkom Research – Breite Mehrheit fordert Nachbesserung der DS-GVO (2025)

Typische Missverständnisse in Unternehmen

In der Praxis tauchen immer wieder ähnliche Missverständnisse auf:

• „Wir sind zu klein für einen Datenschutzbeauftragten.“
• „Wir haben nur wenige Kundendaten.“
• „Datenschutz macht unsere IT-Abteilung nebenbei.“

Doch Datenschutz ist ein komplexes Thema, das rechtliche, organisatorische und technische Aspekte umfasst. Gerade deshalb setzen viele Unternehmen auf spezialisierte Ansprechpartner.

Fazit: Datenschutzbeauftragte sind nicht nur für Konzerne

Der Mythos „Ein Datenschutzbeauftragter ist nur für große Unternehmen relevant“ ist weit verbreitet. Doch in vielen Fällen kann die gesetzliche Pflicht schneller greifen als erwartet. Auch unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung kann ein Datenschutzbeauftragter helfen, Datenschutzprozesse strukturiert umzusetzen und Risiken zu minimieren.

Handlungsempfehlung

Prüfen Sie, wie viele Personen in Ihrem Unternehmen regelmäßig mit personenbezogenen Daten arbeiten und ob eine gesetzliche Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten besteht. Eine frühzeitige Klärung hilft dabei, rechtliche Risiken zu vermeiden.

Ausblick

Im nächsten Beitrag unserer Serie „Mythen & Irrtümer im Datenschutz“ klären wir eine weitere verbreitete Annahme: „Datenschutz ist ein Innovationskiller.“

Warum Datenschutz und Innovation sich nicht ausschließen müssen und wie Unternehmen beides sinnvoll miteinander verbinden können, erklären wir im nächsten Artikel.

Noch mehr Praxiswissen?
Erfahren Sie in unserem Blogbeitrag, wie Unsere Vorgehensmethodik zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist – In diesem Blogbeitrag erläutern wir unsere simple Vorgehensmethodik zur Datenschutz-Grundverordnung in drei Phasen: Analysephase, Umsetzungsphase und Integrationsphase.