Datenschutz leicht gemacht – Wie machen Sie Ihre Mitarbeitenden DSGVO-fit?

Einleitung

Datenschutz beginnt selten in der IT – sondern im Alltag Ihrer Mitarbeitenden.
Ob E-Mails, Dokumente, Kundendaten, Social Media oder das einfache Telefonat: Überall werden personenbezogene Daten verarbeitet.
Und genau deshalb gehören Schulung & Awareness zu den wichtigsten Bausteinen eines wirksamen Datenschutzkonzepts.

Im fünften Teil unserer Serie zeigen wir Ihnen, warum regelmäßige Mitarbeiterschulungen so wichtig sind, wer geschult werden muss und wie Sie Schulungen schnell, verständlich sowie rechtssicher umsetzen können.

Warum sind Mitarbeiterschulungen im Datenschutz so wichtig?

Viele Datenschutzvorfälle entstehen nicht durch Hackerangriffe, sondern durch menschliche Fehler – versehentlich gesendete E-Mails, falsch gespeicherte Daten oder unbedachte Auskünfte am Telefon.

Mitarbeiterschulungen sind deshalb so wichtig, weil sie:

• Rechtliche Vorgaben erfüllen: Schulungen sind nach Art. 39 DSGVO verpflichtend.
• Fehler früh vermeiden: Risiken und Datenschutzverstöße vorbeugen.
• Awareness stärken: Mitarbeitende für datenschutzkonformes Handeln sensibilisieren.
• Verantwortlichkeiten klären: Zuständigkeiten und Speicherfristen eindeutig festlegen.
• Nachweisbarkeit sichern: Schulungsnachweise bereitstellen und aktuell halten.

Kurz gesagt: Geschulte Mitarbeitende sind der beste Schutz vor Datenschutzverletzungen.

Wer muss im Unternehmen geschult werden?

Grundsätzlich gilt:
Alle Personen, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, müssen regelmäßig geschult werden.

Dazu gehören:

• Verwaltungs- & Bürokräfte
• HR & Personalabteilung
• Vertrieb, Marketing & Social Media
• IT & Technik
• Teamleitungen & Führungskräfte
• Praktikanten, Azubis und Aushilfen
• externe Dienstleister, die dauerhaft eingebunden sind

Auch wenn nicht alle Mitarbeitenden dieselbe Tiefe zum Thema in den Schulungen benötigen, sollten alle verstehen:

• wie datenschutzkonformes Verhalten aussieht
• welche Daten er verarbeitet
• welche Risiken bestehen
• welche Regeln gelten

Welche Inhalte gehören in eine Datenschutzschulung?

Eine gute Datenschutzschulung muss sowohl verständlich, als auch praktisch und relevant für den Arbeitsalltag sein.
Folgende Inhalte sollten immer enthalten sein:

• Grundlagen der DSGVO (Auftragsverarbeitung, Rechte der Betroffenen, Verantwortlichkeiten)
• Datensparsamkeit & Datenminimierung
• Passwort- und Zugriffsregeln
• Umgang mit E-Mails & sensiblen Informationen
• Phishing & Social Engineering
• Meldefristen bei Datenschutzverletzungen (72 Stunden)
• korrekter Umgang mit Dokumenten & digitalen Tools
• Umgang mit Kunden-, Mitarbeiter- und Bewerberdaten

Tipp: Nutzen Sie echte Beispiele aus Ihrem Unternehmen – das schafft Relevanz sowie Verbindlichkeit.

Wie häufig sollten Schulungen stattfinden?

Die DSGVO schreibt regelmäßige Schulungen vor.
Ein guter Richtwert lautet:

• Regelmäßigkeit sicherstellen: Schulungen mindestens einmal pro Jahr durchführen.
• Neustart begleiten: Neue Mitarbeitende im Onboarding datenschutzkonform einweisen.
• Aktualität gewährleisten: Bei neuen Tools, Prozessen sowie Systemen zusätzliche Schulungen anbieten.
• Reaktionsfähigkeit zeigen: Nach Vorfällen oder Auffälligkeiten gezielt nachschulen.

Regelmäßigkeit ist entscheidend – einmalige Schulungen reichen nicht aus.

Wie dokumentieren Sie Schulungen rechtssicher?

Die Aufsichtsbehörde fragt bei Prüfungen standardmäßig nach Schulungsnachweisen.
Dazu gehören:

• Datum der Schulung
• Inhalte
• Teilnehmende
• Verantwortliche/r Trainer*in
• Nachweis über Teilnahme (Signatur oder digitales Bestätigen)

Wichtig: Bewahren Sie Nachweise geordnet und langfristig auf – nicht nur lose im E-Mail-Postfach.

Welche Form der Schulung ist am effektivsten?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten – wichtig ist, dass die Form zum Unternehmen passt.

Präsenzschulungen

• Sehr anschaulich
• Gute Diskussionen möglich – Zeitintensiver

Video-/E-Learning-Module

• ideal für neue Mitarbeitende
• jederzeit abrufbar
• standardisierte Inhalte – weniger interaktiv

Kombination aus beidem
In der Praxis meist die beste Lösung.

Praxistipps für erfolgreiche Awareness

Damit Schulungen nicht nur „Pflichtaufgabe“, sondern wirklich wirksam sind:

• Halten Sie Inhalte kurz, konkret und praxisnah
• Nutzen Sie Beispiele aus dem Alltag (Fehlversand, offene Ablage, falsch gesetzte Cc-Mails)
• Wiederholen Sie regelmäßig kleine Einheiten („Mini-Awareness“)
• Erstellen Sie einen Schulungsjahresplan
• Sensibilisieren Sie Ihr Team mit kurzen Erinnerungen (Checklisten, Poster, Quick-Tipps)

Datenschutz ist ein Prozess – Awareness entsteht durch Wiederholung, nicht durch einmalige Vorträge.

DSGVO-konforme Website prüfen: Kostenlose Checkliste

Damit Sie Ihre Website Schritt für Schritt DSGVO-konform prüfen können, haben wir eine kompakte Website-Checkliste für Sie erstellt.
Sie unterstützt Sie dabei, die wichtigsten Bausteine strukturiert zu überprüfen und typische Fehlerquellen frühzeitig zu erkennen.

Die Checkliste umfasst unter anderem:

• Cookie-Banner
• Tracking & Analyse-Tools
• Formulare und Kontaktmöglichkeiten
• Einbettungen externer Inhalte
• Datenschutzerklärung
• Technische Grundsicherheit der Website

Kostenloses Freebie 05: Muster-Schulungsleitfaden Datenschutz

Damit Sie Datenschutzschulungen in Ihrem Unternehmen strukturiert sowie praxisnah umsetzen können, haben wir einen Muster-Schulungsleitfaden für Sie vorbereitet.
Er unterstützt Sie dabei, Schulungsinhalte sinnvoll aufzubauen und die Durchführung sauber zu dokumentieren.

Der Leitfaden enthält unter anderem:

• die wichtigsten Inhalte für Datenschutzschulungen
• Hinweise zu Aufbau, Umfang sowie Struktur
• eine Vorlage zur Dokumentation und zum Schulungsnachweis

So erhalten Sie den Schulungsleitfaden

Schreiben Sie uns einfach eine kurze E-Mail an datenschutz@simply-pm.de mit dem Betreff
„Freebie 05 – Muster-Schulungsleitfaden“.
Wir senden Ihnen den Leitfaden anschließend kostenfrei als PDF zu.

💡 Hinweis: Ihre E-Mail-Adresse wird ausschließlich zur Zusendung des angeforderten Leitfadens verwendet.

Mythos: „Datenschutzschulungen braucht man nur einmal.“

Viele Unternehmen glauben, dass eine einmalige Schulung zur DSGVO ausreicht.
Das Gegenteil ist der Fall. Mitarbeitende vergessen Inhalte, Tools ändern sich, und Cyberangriffe entwickeln sich ständig weiter.
Ohne regelmäßige Auffrischungen und Mitarbeiterschulungen sinkt das Bewusstsein – und die Fehlerquote steigt.

Reality-Check: Datenschutz ist kein Event, sondern ein Prozess.
Schon kleine Reminder sowie kurze Micro-Schulungen erhöhen das Sicherheitsniveau enorm.

Fazit: Datenschutz beginnt im Kopf

Gut geschulte Mitarbeitende sind der stärkste Schutz gegen Datenschutzvorfälle.
Mit klaren, verständlichen und regelmäßigen Mitarbeiterschulungen schaffen Sie ein Bewusstsein, das Datenschutz im Alltag verankert – nachhaltig, wirksam sowie rechtssicher.

Starten Sie heute: Fordern Sie den kostenlosen Schulungsleitfaden an und machen Sie Ihr Team DSGVO-fit.

Ausblick auf Teil 6: Betroffenenanfragen

Im nächsten und letzten Teil unserer Serie zeigen wir Ihnen:
👉Wie reagieren Sie korrekt auf Auskunfts-, Lösch- und Berichtigungsanfragen?

Sie erfahren:

• welche Fristen gelten
• welche Informationen Sie herausgeben müssen
• wie ein strukturierter Ablauf aussieht
• welche typischen Fehler Sie vermeiden sollten

Bleiben Sie dran, um den letzten Teil der Serie nicht zu verpassen.

Noch mehr Praxiswissen?
Erfahren Sie in unserem Blogbeitrag, wie Unsere Vorgehensmethodik zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist – In diesem Blogbeitrag erläutern wir unsere simple Vorgehensmethodik zur Datenschutz-Grundverordnung in drei Phasen: Analysephase, Umsetzungsphase und Integrationsphase.