Datenschutz leicht gemacht – So meistern Sie die Datenschutzprüfung durch die Aufsichtsbehörde

Einleitung

Viele Unternehmen reagieren nervös, sobald eine Datenschutzaufsichtsbehörde anklopft. Doch eine Prüfung bedeutet nicht automatisch Ärger. Sie ist vielmehr eine Chance, die eigene Datenschutzpraxis zu überprüfen, nachzubessern und Vertrauen zu schaffen. Dennoch gilt: Wer vorbereitet ist, kann souverän reagieren – und zwar, ohne in Hektik zu verfallen.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie sich optimal auf eine Datenschutzprüfung vorbereiten, welche Unterlagen wichtig sind und weshalb eine strukturierte Dokumentation Ihr bester Schutz ist.

Warum Datenschutzprüfungen keine Seltenheit sind

Datenschutzaufsichtsbehörden führen regelmäßig Prüfungen durch – entweder stichprobenartig oder weil eine Beschwerde eingegangen ist. Dabei geht es nicht immer nur um große Konzerne, sondern auch um kleine und mittelständische Unternehmen.

Die Gründe sind vielfältig:

• Eingehende Beschwerden von Kundinnen, Kunden oder Mitarbeitenden über unzulässige Datenverarbeitungen.

• Meldungen über Sicherheitsvorfälle, z. B. Datenlecks, Hackerangriffe oder fehlerhafte Zugriffsberechtigungen.

• Routine- oder anlassbezogene Prüfungen im Rahmen der behördlichen Aufsicht, insbesondere bei hohen Risiken (z. B. Gesundheitsdaten, Profiling).

• Gezielte Schwerpunktaktionen der Datenschutzbehörden, etwa zu Videoüberwachung, Cookie-Bannern, KI-Einsatz oder Beschäftigtendatenschutz.

Wichtig ist, zu verstehen: Die Prüfung ist kein Strafverfahren, sondern ein Verwaltungsprozess. Ziel der Behörde ist es, die Einhaltung der DSGVO sicherzustellen – nicht zwangsläufig Bußgelder zu verhängen.

So läuft eine Datenschutzprüfung ab

In der Regel erhalten Sie zunächst ein Anschreiben oder eine E-Mail, in der die Behörde bestimmte Informationen oder Dokumente anfordert. Dabei wird meist eine Frist gesetzt, innerhalb derer Sie reagieren müssen.

Je nach Art der Prüfung unterscheidet man zwischen:

• Anlassbezogener Prüfung: z. B. nach einer Beschwerde oder einem Datenschutzvorfall.
• Routine- oder Schwerpunktprüfung: z. B. landesweite Erhebung zu einem bestimmten Thema.
• Vor-Ort-Prüfung: z. B. bei größeren Unternehmen oder Behörden.

Während der Prüfung geht es vor allem um Nachweise. Die Behörde möchte sehen, ob und wie Datenschutzmaßnahmen tatsächlich umgesetzt wurden – also nicht nur auf dem Papier stehen.

Typische Prüffragen der Aufsichtsbehörde

Damit Sie wissen, worauf es ankommt, hier ein Überblick über Themen, die häufig abgefragt werden:

• Gibt es ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO?
• Liegen Auftragsverarbeitungsverträge (AV-Verträge) mit externen Dienstleistern vor?
• Wurden technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) dokumentiert und umgesetzt?
• Gibt es ein Löschkonzept mit klaren Fristen?
• Wurden Mitarbeitende regelmäßig geschult und sensibilisiert?
• Wie gehen Sie mit Betroffenenanfragen (z. B. Auskunft, Löschung, Widerspruch) um?
• Liegt eine Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) für risikoreiche Prozesse vor?

Ein weiterer Fokus liegt oft auf IT-Sicherheit – also ob Passwörter sicher sind, Daten verschlüsselt werden und Backups regelmäßig erfolgen.

Praxis-Tipps: So bereiten Sie sich optimal auf eine Datenschutzprüfung vor

Dokumentation auf dem aktuellen Stand halten
Ihre Datenschutzdokumentation ist Ihr wichtigster Schutzschild. Halten Sie Verarbeitungsverzeichnisse, TOMs, AV-Verträge und Schulungsnachweise immer aktuell. So können Sie im Ernstfall alles sofort vorlegen – statt erst zu suchen.

Zuständigkeiten klar definieren
Legen Sie fest, wer Ansprechpartner*in für die Behörde ist. So vermeiden Sie Missverständnisse und doppelte Kommunikation. Der oder die Datenschutzbeauftragte sollte alle Unterlagen griffbereit haben.

Mitarbeitende informieren und einbinden
Erklären Sie Ihrem Team, was im Fall einer Prüfung passiert und wer welche Aufgaben übernimmt. Offene Kommunikation sorgt dafür, dass niemand überrascht reagiert.

Nachweise vorbereiten
Sammeln Sie Dokumente zentral – am besten digital, in einem geschützten Verzeichnis. Dazu gehören Richtlinien, Verträge, Schulungsunterlagen und Löschprotokolle.

Ruhig bleiben und professionell reagieren
Wenn sich die Behörde meldet: Bewahren Sie Ruhe. Antworten Sie sachlich und fristgerecht, aber geben Sie nur das weiter, was angefordert wurde. Eine kooperative Haltung wird positiv bewertet.

Unterlagen sollten Sie für die Datenschutzprüfung griffbereit haben

Bei einer Datenschutzprüfung zählt nicht nur, ob Datenschutzmaßnahmen vorhanden sind, sondern auch, ob sie sauber dokumentiert wurden.
Eine gute Vorbereitung erleichtert den Prüfprozess und verhindert unangenehme Nachfragen.

Damit Sie auf eine Prüfung durch die Aufsichtsbehörde optimal vorbereitet sind, sollten folgende Unterlagen jederzeit aktuell vorliegen:

1. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
Alle Datenverarbeitungen müssen vollständig und nachvollziehbar dokumentiert sein.

2. Auftragsverarbeitungsverträge (AV-Verträge)
Bei jeder Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, die personenbezogene Daten verarbeiten, müssen gültige und unterschriebene Verträge vorliegen.

3. Datenschutzrichtlinien & Informationspflichten
Interne Richtlinien, Datenschutzhinweise, Dokumente nach Art. 13/14 DSGVO.

4. Löschkonzept & Aufbewahrungsfristen
Klare Fristen für Aufbewahrung, Löschung und Anonymisierung – inklusive Verantwortlichkeiten.

5. Nachweise über technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
Sicherheitsstandards, Passwortrichtlinien, Berechtigungskonzepte, Backup-Nachweise.

6. Schulungs- und Verpflichtungsnachweise
Dokumentationen über Datenschutzschulungen und Vertraulichkeitsvereinbarungen aller Mitarbeitenden.

7. Nachweise über Datenschutzvorfälle (falls vorhanden)
Meldungen, interne Bewertungen und ergriffene Maßnahmen.

Wenn diese Unterlagen vollständig, geordnet und aktuell bereitstehen, ist Ihr Unternehmen optimal auf eine Prüfung vorbereitet – souverän, strukturiert und ohne Stress.

Jetzt gut vorbereitet in die Datenschutzprüfung

Steht eine Datenschutzprüfung durch die Aufsichtsbehörde an oder möchten Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen jederzeit prüfungsfähig ist? Wir unterstützen Sie mit praxisnahen Checklisten, Schulungen und individueller Beratung, damit Sie strukturiert vorgehen und in einer Prüfung souverän auftreten können.

Kostenlose Checkliste zur Datenschutzprüfung anfordern:
Schreiben Sie uns einfach eine kurze E-Mail an datenschutz@simply-pm.de mit dem Betreff „Freebie 03 – Datenschutzprüfung“. Wir senden Ihnen die Checkliste anschließend kostenfrei als PDF zu.

Unterstützung bei der Prüfungsvorbereitung gewünscht?
Gerne begleiten wir Sie auch persönlich – von der Vorbereitung bis zur Kommunikation mit der Aufsichtsbehörde.

💡 Hinweis: Ihre E-Mail-Adresse wird ausschließlich zur Zusendung der angeforderten Audit-Checkliste verwendet.

Statistik: Aufsichtsbehörden finden fast immer Verstöße

Eine europaweite Umfrage unter mehr als 1.000 Datenschutzexpert:innen zeigt deutlich, dass viele Unternehmen bei einer Vor-Ort-Prüfung schlecht vorbereitet wären.

74 % der befragten Datenschutz-Expert:innen geben an, dass sie bei einer durchschnittlichen Unternehmensprüfung relevante DSGVO-Verstöße feststellen würden.

Diese Ergebnisse verdeutlichen eindrücklich, dass Datenschutz in vielen Organisationen zwar „mitgedacht“, aber selten vollständig umgesetzt wird – und dass Prüfungen durch Aufsichtsbehörden häufiger Schwachstellen sichtbar machen, als Unternehmen vermuten.

Quellenangabe: https://noyb.eu/sites/default/files/2024-01/GDPR_a%20culture%20of%20non-compliance.pdf

Fazit: Gute Vorbereitung schafft Sicherheit

Eine Datenschutzprüfung ist kein Grund zur Panik, sondern eine Gelegenheit, die eigenen Abläufe zu überprüfen und zu verbessern. Mit klarer Dokumentation, geschultem Personal und einem geübten Ablauf sind Sie bestens gewappnet.

Wer Datenschutzprozesse regelmäßig pflegt, braucht im Ernstfall keine Sorge vor einer Anfrage der Behörde zu haben – denn Transparenz und Nachvollziehbarkeit schaffen Vertrauen.

Ausblick: So geht es weiter

Datenschutz endet nicht bei internen Prozessen und Prüfungen. Gerade die eigene Website ist häufig einer der ersten Berührungspunkte für Aufsichtsbehörden – und zugleich eine der häufigsten Fehlerquellen.

Nächste Woche geht es weiter mit Teil 4 unserer Reihe:
„Datenschutz leicht gemacht – So gestalten Sie Ihre Website DSGVO-konform“

Darin zeigen wir Ihnen unter anderem:

• welche Pflichtangaben auf keiner Website fehlen dürfen,
• worauf es bei Cookie-Bannern, Tracking und Einwilligungen wirklich ankommt,
• und wie Sie typische Abmahn- und Prüfungsfallen vermeiden.

Bleiben Sie dran – denn eine DSGVO-konforme Website ist nicht nur Pflicht, sondern auch ein wichtiger Vertrauensfaktor für Ihre Kundinnen und Kunden.

Noch mehr Praxiswissen?
Erfahren Sie in unserem Blogbeitrag, wie Unsere Vorgehensmethodik zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist – In diesem Blogbeitrag erläutern wir unsere simple Vorgehensmethodik zur Datenschutz-Grundverordnung in drei Phasen: Analysephase, Umsetzungsphase und Integrationsphase.