Datenschutz im Hotel: So schützen Sie WLAN, Gästedaten & den digitalen Check-in

Einleitung

Ob Familienpension, Tagungshotel oder Ferienanlage – im Gastgewerbe läuft nichts ohne personenbezogene Daten. Name, Adresse, Zahlungsinformationen, Buchungsportale, Gästewünsche oder Videoüberwachung im Eingangsbereich: All das betrifft den Datenschutz. Gleichzeitig erwarten Gäste heute digitale Services – vom Online-Check-in bis zum offenen WLAN.

Datenschutz in Hotels und im Gastgewerbe ist essentiell. In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie in Beherbergungsbetrieben die Anforderungen der DSGVO praxisnah umsetzen – und dabei nicht nur rechtlich, sondern auch im Service überzeugen.

Warum Datenschutz gerade in Hotels und im Gastgewerbe wichtig ist

Gästedaten sind Vertrauenssache. Wer ein Zimmer bucht, gibt sensible Informationen preis – oft sogar ohne es bewusst zu merken. Name, Adresse, Telefonnummer, Zahlungsdaten, Passkopien, Nationalität, Reisegewohnheiten oder gesundheitliche Besonderheiten (z. B. bei Lebensmittelallergien): All das fällt unter den Datenschutz.

Hinzu kommen Vorgaben aus dem Bundesmeldegesetz, Aufbewahrungspflichten sowie die Nutzung externer Dienstleister wie Buchungsplattformen oder Reinigungsteams.

Typische Datenschutzrisiken im Hotelalltag

• Check-in ohne ausreichende Information über die Datenverarbeitung
• WLAN ohne Passwort oder Hinweis auf Nutzungsbedingungen
• Zugängliche Gästelisten oder Excel-Dateien an der Rezeption
• Passkopien werden unrechtmäßig gespeichert
• Videoüberwachung nicht gekennzeichnet oder zu lange gespeichert
• Bewertungsplattformen mit Rückschluss auf identifizierbare Gäste

Praxis-Tipps: So gelingt Datenschutz im Hotel

Check-in & Anmeldung DSGVO-konform gestalten
– Gäste beim Check-in über Datenschutz informieren (z. B. durch Flyer oder QR-Code)
– Keine unbefugte Speicherung von Passkopien – nur einsehen, nicht kopieren
– Meldeschein nach gesetzlichen Fristen vernichten (z. B. 1 Jahr)

WLAN sicher bereitstellen
– Zugang nur über geschützte Netze (z. B. Passwort oder Captive Portal)
– Nutzungsbedingungen und Datenschutzhinweise gut sichtbar einblenden
– Keine Protokollierung des Surfverhaltens ohne ausdrückliche Einwilligung

Bewertungsplattformen datenschutzkonform nutzen
– Gästebewertungen dürfen keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen zulassen
– Veröffentlichung von Namen oder Zimmernummern nur mit Einwilligung
– Antworten auf Bewertungen ohne personenbezogene Details verfassen

Daten sparsam & zweckgebunden verarbeiten
– Nur Daten erheben, die für Buchung, Aufenthalt oder gesetzliche Vorgaben notwendig sind
– Zugriffsbeschränkungen für Daten am Empfang, im Backoffice und bei externen Dienstleistern
– Nach Aufenthalt: Daten löschen oder archivieren, wenn gesetzlich notwendig

Mitarbeitende schulen
– Regelmäßige Sensibilisierung für Datenschutz im Gästekontakt, an der Rezeption und bei der Datenverarbeitung
– Auch Aushilfen oder Saisonkräfte müssen wissen, worauf zu achten ist

Datenschutz im Hotelalltag: Ein Praxisbeispiel

Ein Hotel bietet seit kurzem die Funktion des Online-Check-in über ein neues Buchungstool an. Gäste geben dort persönliche Daten inklusive Ausweisdaten und Zahlungsinformationen ein. Was intern nicht bekannt war: Die Daten werden auf Servern in den USA gespeichert, ohne AV-Vertrag oder transparente Einwilligung.

Ein Gast hakt nach und reicht Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde ein. Die Folge: Das Hotel muss die Datenverarbeitung umstellen, den Anbieter wechseln und rechtlich nachbessern – unter Beobachtung der Behörde.

Lektion: Neue Tools immer auf DSGVO-Konformität prüfen – besonders bei externen Anbietern.

Datenschutz-Check: 5 Fragen für Gastgeber

Kurzer Selbstcheck für Hoteliers und Betreiber – mit diesen Fragen erkennen Sie, ob Handlungsbedarf besteht:

1. Werden Gäste beim Check-in über die Datenverarbeitung informiert (z. B. durch Aushang oder Link)?
2. Werden personenbezogene Daten nach dem Aufenthalt gelöscht oder archiviert?
3. Ist das WLAN passwortgeschützt und mit Datenschutzinformationen versehen?
4. Gibt es Zugriffsbeschränkungen für Gästedaten (z. B. nur Rezeption & Verwaltung)?
5. Werden externe Anbieter – von Buchungstools bis Reinigungsdiensten – datenschutzkonform eingebunden?

Ein „Nein“ bedeutet: Nachbessern lohnt sich – für Rechtssicherheit, Vertrauen und Qualität im Gästeservice.

DSGVO-Risiko oder Serviceplus?

Viele Datenschutzverstöße im Hotelalltag passieren nicht aus böser Absicht – sondern weil Servicegedanken über rechtliche Vorgaben gestellt werden. Dabei lässt sich beides oft leicht verbinden. Hier sind vier typische Stolperfallen – und wie du sie clever vermeidest:

1. WLAN ohne Passwort:
Ein frei zugängliches WLAN mag für Gäste praktisch erscheinen – ist aber datenschutztechnisch riskant. Die bessere Lösung: ein passwortgeschütztes Gastnetz mit vorgeschaltetem Login und klaren Datenschutzhinweisen.

2. Bewertungsantworten mit Namen:
Ein „Vielen Dank, Herr Müller, für Ihren Besuch“ in einer Online-Antwort wirkt persönlich – kann aber einen Rückschluss auf die Buchung zulassen. Achte darauf, Bewertungen nur neutral zu beantworten – zum Beispiel mit einem einfachen „Danke für Ihr Feedback“.

3. Passkopien dauerhaft speichern:
Auch wenn es viele Hotels praktizieren – das Anfertigen und Speichern von Passkopien ist in der Regel nicht erlaubt. Besser: Die Angaben im Ausweis bei Check-in kurz einsehen, aber nicht kopieren oder abfotografieren.

4. Gästelisten an der Rezeption:
Eine offene Liste mit Zimmerbelegung oder Frühstückszeiten mag organisatorisch helfen – erlaubt ist sie nicht. Solche Informationen gehören unter Verschluss oder in digitale, zugriffsgeschützte Systeme. Viele kleine Datenschutzverstöße lassen sich mit wenig Aufwand vermeiden – und zeigen Gästen, dass ihre Daten bei Ihnen in guten Händen sind.

Fazit: Datenschutz ist Teil der Servicequalität

Ein DSGVO-konformer Umgang mit Gästedaten schützt nicht nur vor Abmahnungen oder Bußgeldern – sondern zeigt Gästen, dass Vertrauen, Transparenz und Sorgfalt zum Selbstverständnis gehören. Wer klare Prozesse etabliert, spart Zeit, minimiert Risiken und stärkt die Reputation.

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