Mitglieder, Spenden & Fotos: Datenschutz im Vereinswesen richtig umsetzen

Einleitung

Ob Schützenverein, Fußballclub oder Förderkreis – Vereine spielen eine zentrale Rolle in unserer Gesellschaft. Doch auch im Ehrenamt gelten die Vorschriften der DSGVO. Dabei liegt der Fokus oft auf der Verarbeitung personenbezogener Daten: Mitgliedsanträge, Spendenquittungen, Veranstaltungsfotos oder Newsletter. Viele Verantwortliche im Verein wissen nicht genau, was erlaubt ist – und was nicht. Dieser Blog klärt auf, wie Sie Datenschutz im Verein praxisnah, alltagstauglich und rechtssicher umsetzen.

Warum Datenschutz im Verein wichtig ist

Auch wenn in vielen Vereinen ehrenamtliche , gelten für sie dieselben Datenschutzvorgaben wie für Unternehmen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten – etwa Name, Adresse, Geburtsdatum, Bankverbindung oder Foto – ist nur erlaubt, wenn sie gesetzlich begründet oder durch eine Einwilligung gedeckt ist. Ein Verstoß kann zu Abmahnungen, Bußgeldern oder Vertrauensverlust führen. Besonders kritisch wird es bei Kindern und Jugendlichen, da hier ein erhöhter Schutz gilt.

Typische Datenschutzrisiken im Vereinsalltag

1. Mitgliederlisten ohne Zugriffsbeschränkung: Offene Excel-Tabellen auf dem Vereins-PC oder in der Cloud.
2. Fotos auf Social Media ohne Einwilligung: einfaches Posten von Gruppenbildern vom Sommerfest.
3. Newsletter ohne Double-Opt-In: Einfache Weiterleitung an alle, ohne dokumentierte Einwilligung.
4. Spendenlisten mit vollem Namen im Aushang: Auch freiwillige Spenden erfordern eine datenschutzkonforme Veröffentlichung.
5. Live-Streams oder Videos von Events ohne Information: Zuschauer und Teilnehmende wissen oft nicht, dass sie gefilmt werden.

Was Vereine konkret beachten sollten

Mitgliederverwaltung:

• Nur Daten erfassen, die wirklich notwendig sind.
• Zugriffsrechte beschränken (z. B. nur Vorstand oder Mitgliederverwaltung).
• Ehemalige Mitglieder nach einem definierten Zeitraum löschen.

Fotos & Veröffentlichungen:

• Immer eine Einwilligung einholen – idealerweise schriftlich.
• Aushänge oder Websitehinweise bei öffentlichen Veranstaltungen nutzen.
• Kinder & Jugendliche: Einwilligung der Eltern erforderlich.

E-Mail & Kommunikation:

• Für Newsletter: Double-Opt-In verwenden, Austragungsmöglichkeit bieten.
• WhatsApp-Gruppen nur freiwillig, besser Alternativen nutzen (z. B. Signal oder vereinsinterne Tools).

Social Media & Livestreams:

• Vorab auf Film- oder Fotoaufnahmen hinweisen.
• Keine Nahaufnahmen ohne Erlaubnis.
• Klare Datenschutzerklärung für den Auftritt in sozialen Medien.

Datenschutzbeauftragte:

Ein Verein benötigt einen Datenschutzbeauftragten, wenn:

• regelmäßig mehr als 20 Personen mit der Datenverarbeitung beschäftigt sind,
• oder besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden (z. B. Gesundheitsdaten bei Sportvereinen).

Eine externe Lösung ist oft praktikabler – z. B. durch Zusammenarbeit mit SIMPLY PM.

Spezialfall: Live-Streams im Verein

Immer mehr Vereine streamen Events auf YouTube, Twitch oder Facebook. Wichtig:

• Information vorab (Website, Aushang, bei Anmeldung).
• Datenschutzerklärung mit Verwendungszweck, Dauer und Plattformen.
• Kameraführung vermeiden, die Einzelpersonen identifizierbar macht.
• Daten nicht dauerhaft speichern, wenn keine Einwilligung vorliegt

4 praxisnahe Datenschutz-Tipps für das Vereinswesen

1. Mitgliederlisten nur mit Zugriffskontrolle: Speichern Sie personenbezogene Daten (z. B. Name, Adresse, Bankverbindung) nur dort, wo der Zugriff klar geregelt ist – etwa durch passwortgeschützte Dateien oder Rollenverteilung in einer Vereinssoftware. Offene Excel-Listen oder Cloud-Ordner ohne Schutz sind ein Datenschutzrisiko.

2. Fotos nur mit Einwilligung veröffentlichen: Bilder von Veranstaltungen dürfen nur veröffentlicht werden, wenn eine ausdrückliche Einwilligung der abgebildeten Personen vorliegt – bei Kindern zusätzlich die der Erziehungsberechtigten. Hinweise am Eingang oder Einverständniserklärungen helfen, rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.

3. Newsletter nur mit Double-Opt-In versenden: Wer Vereinsinformationen per E-Mail verschickt, braucht eine rechtssichere Einwilligung. Nutzen Sie das Double-Opt-In-Verfahren: Erst nach Bestätigung per E-Mail darf der Versand erfolgen. Wichtig ist auch eine Abmeldemöglichkeit in jeder Nachricht.

4. Spenden vertraulich behandeln: Auch freiwillige Spenden sind personenbezogene Daten. Vermeiden Sie Namenslisten am Schwarzen Brett oder im Vereinsheft. Stattdessen: Anonyme Beträge oder nur mit schriftlicher Zustimmung veröffentlichen. Spendenquittungen dürfen nur der betroffenen Person übergeben werden.

Praxisbeispiel: Datenschutz-Fall beim Musikverein: Kinder ohne Einwilligung im Konzertvideo

Der Musikverein Sonnenschein e. V. streamt sein Frühlingskonzert auf YouTube. Während der Aufnahme ist deutlich zu sehen, wie Kinder aus dem Publikum aufstehen, Eltern im Gespräch sind und Nahaufnahmen einzelner Musiker*innen erfolgen. Zwei Eltern beschweren sich anschließend, dass ihre Kinder deutlich erkennbar gezeigt wurden – ohne Einwilligung. Der Verein muss das Video löschen, sich bei den Familien entschuldigen und seine Öffentlichkeitsarbeit überarbeiten.

Wie wäre es besser gelaufen?

• Aushang und Information vor dem Konzert.
• Kameraausrichtung mit Fokus auf die Bühne.
• Einwilligung von Solist*innen und nah gefilmten Personen.
• Datenschutzhinweis beim Ticketkauf oder am Einlass.

Datenschutz-Check: 5 Fragen für Vereine

1. Haben Sie eine Übersicht, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden?
2. Liegt für alle Fotos und Veröffentlichungen eine Einwilligung vor?
3. Gibt es ein Verfahren zur Löschung ehemaliger Mitgliedsdaten?
4. Wird Ihre Kommunikation über sichere Kanäle abgewickelt?
5. Wissen Vorstand und Ehrenamtliche, was im Ernstfall zu tun ist?

Ein „Nein“ auf eine dieser Fragen zeigt: Es gibt noch Handlungsbedarf. Je früher Sie aktiv werden, desto besser schützen Sie sich und Ihre Mitglieder.

Fazit: Datenschutz ist auch im Ehrenamt Pflicht

Ob Sportverein, Kulturkreis oder Hilfsorganisation – wer Mitgliederdaten verarbeitet, trägt Verantwortung. Mit klaren Regeln, einfachen Prozessen und technischer Unterstützung gelingt der Spagat zwischen Engagement und Datenschutz.

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Erfahren Sie in unserem Blogbeitrag, wie Buchhandlungen DSGVO-Anforderungen alltagstauglich umsetzen – von der Bonpflicht bis zur Kundendatenverwaltung.