Vom Lebenslauf bis zur Absage: So gestalten Sie Ihre Bewerbungsprozesse DSGVO-konform

Einleitung

Bewerbungen enthalten sensible Daten: Lebenslauf, Kontaktdaten, Zeugnisse, Gehaltsvorstellungen – alles personenbezogene Informationen, die besonders geschützt werden müssen. Ob großes Unternehmen, Mittelstand oder kleines Team mit Karriereseite: Datenschutz spielt im Recruiting und Bewerbungsprozess eine zentrale Rolle. Wer hier nicht sauber arbeitet, riskiert Abmahnungen, Bußgelder oder einen Imageschaden. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr Bewerbungsverfahren DSGVO-konform aufstellen.

Warum Datenschutz im Bewerbungsprozess so wichtig ist

Bewerber*innen vertrauen Ihnen ihre persönlichsten Informationen an. Dieses Vertrauen will geschützt sein. Laut Art. 6 DSGVO dürfen Daten nur verarbeitet werden, wenn eine rechtliche Grundlage besteht. Im Bewerbungsprozess ist das in der Regel § 26 BDSG (Datenverarbeitung für die Entscheidung über ein Beschäftigungsverhältnis). Für darüber hinausgehende Zwecke (z. B. Aufnahme in einen Talentpool) ist eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich.

Häufige Datenschutzrisiken im Bewerbungsprozess

1. Unverschlüsselte Bewerbungen per E-Mail
   Bewerbungen werden oft per E-Mail versendet – nicht selten unverschlüsselt. Dabei können personenbezogene Daten leicht abgefangen oder unbefugt eingesehen werden.
2. Fehlende Datenschutzhinweise auf Karriereseiten
   Wenn Karriereseiten keine konkreten Hinweise zur Datenverarbeitung enthalten, fehlt die Transparenz gegenüber Bewerber*innen.
3. Keine Regelung zur Datenaufbewahrung
   Ohne klare Fristen und Löschkonzepte bleiben Bewerbungen oft zu lange gespeichert – ein klarer DSGVO-Verstoß.
4. Unrechtmäßiger Einsatz von Bewerbertools
   Tools zur Bewerberverwaltung müssen DSGVO-konform konfiguriert sein (AV-Vertrag, EU-Hosting, Zugriffskontrolle). Nicht alle Anbieter erfüllen diese Voraussetzungen.

Praxis-Tipps für ein datenschutzkonformes Bewerbungsverfahren

1. Datenschutzerklärung auf der Karriereseite integrieren
   • Geben Sie klar an, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden.
   • Nennen Sie den Verantwortlichen, Speicherdauer sowie Rechte der Bewerber*innen.
2. Sichere Übertragungswege nutzen
   • Nutzen Sie Bewerbungsformulare mit SSL-Verschlüsselung.
   • Alternativ: E-Mail-Verschlüsselung per S/MIME oder PGP.
3. Einwilligung für Talentpools einholen
   • Wollen Sie Bewerbungen für zukünftige Stellen speichern, benötigen Sie eine ausdrückliche sowie freiwillige Einwilligung.
4. Löschfristen klar definieren und umsetzen
   • Nicht eingestellte Bewerbungen sollten spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens gelöscht werden.
   • Für Talentpools: Einwilligung auf max. zwei Jahre begrenzen.
5. Bewerbertools sorgfältig auswählen
   • Achten Sie auf AV-Vertrag, EU-Serverstandorte, Zugriffskontrolle sowie Löschfunktionen.
6. Kommunikation professionell gestalten
   • Versenden Sie Zu- und Absagen DSGVO-konform.
   • Keine Weitergabe von Bewerberdaten an Dritte ohne Einwilligung.

Statistik: Viele Bewerber*innen haben Datenschutzbedenken

Eine repräsentative Studie der KÖNIGSTEINER Gruppe aus dem Jahr 2022 zeigt, dass Bewerber*innen in Deutschland dem Datenschutz im Recruitingprozess oft kritisch gegenüberstehen. Rund 28 Prozent der Befragten äußerten generell Misstrauen gegenüber Arbeitgebern, wenn es um die Sicherheit ihrer Bewerbungsdaten geht. Besonders stark ausgeprägt sind diese Zweifel bei Start-ups und kleineren Unternehmen mit bis zu 20 Mitarbeitenden: Hier gaben bis zu 84 Prozent an, entweder starke oder zumindest leichte Bedenken zu haben. Aber auch in großen Konzernen sehen zwei Drittel der Kandidatinnen den Schutz ihrer Daten kritisch.

Quelle: KÖNIGSTEINER Gruppe: Studie „Datenschutz aus Kandidatensicht“ (2022)

Datenschutz-Check: 5 Fragen für Ihr Bewerbungsverfahren

1. Haben Sie eine eigene Datenschutzerklärung für Ihre Karriereseite?
2. Erfolgt die Bewerbung über verschlüsselte Kanäle oder sichere Formulare?
3. Sind Löschfristen klar definiert sowie technisch umsetzbar?
4. Liegt für die Aufnahme in Talentpools eine dokumentierte Einwilligung vor?
5. Ist Ihr Bewerbermanagement-Tool DSGVO-konform?

Ein “Nein” zeigt Handlungsbedarf. Gern unterstützen wir Sie bei der Optimierung Ihrer Prozesse.

Fazit: Datenschutz beginnt bei der Bewerbung

Datenschutz im Bewerbungsprozess ist kein Luxus, sondern Pflicht. Wer Fristen einhält, Kommunikation absichert und Bewerberdaten mit Respekt behandelt, zeigt Professionalität sowie Verantwortungsbewusstsein. Gleichzeitig stärkt ein transparenter Umgang mit Daten das Vertrauen potenzieller Mitarbeitender.

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