Datenschutz unterwegs: So schützen Sie sensible Daten auf Geschäftsreisen

Einleitung

Ob Außendienst, Tagungshotel oder Bahnfahrt mit Laptop: Wer unterwegs arbeitet, verarbeitet oft sensible Unternehmensdaten auf mobilen Geräten. Damit steigt das Risiko für Datenschutzverletzungen erheblich. Laptops, Tablets oder Smartphones können verloren gehen, über unsichere Netzwerke angegriffen werden oder in falsche Hände geraten. In diesem Blog zeigen wir, wie Sie auch unterwegs auf Geschäftsreisen DSGVO-konform arbeiten und Ihre Daten effektiv schützen.

Warum Datenschutz auf Geschäftsreisen besonders wichtig ist

Viele mobile Arbeitsplätze bieten Flexibilität, sind aber auch ein Einfallstor für Sicherheitsrisiken. Wer von unterwegs auf Kundendaten, Vertragsunterlagen oder interne Dokumente zugreift, trägt Verantwortung für deren Schutz. Insbesondere personenbezogene Daten müssen laut DSGVO gegen unbefugten Zugriff, Verlust oder unrechtmäßige Verarbeitung gesichert sein – insbesondere auch auf Geschäftsreisen.

Häufige Risiken bei mobilen Arbeitsplätzen

1. Verlust oder Diebstahl von Geräten Smartphones, Laptops oder USB-Sticks können unterwegs schnell abhandenkommen. Ohne geeignete Schutzmechanismen können sensible Daten leicht ausgelesen werden.
2. Unsichere WLAN-Verbindungen Öffentliche Netzwerke in Cafés, Hotels oder Bahnhöfen sind ein hohes Risiko. Angreifer können Datenpakete mitlesen oder manipulieren.
3. Unverschlüsselte Kommunikation E-Mails, Dateien oder Chatnachrichten werden ohne sichere Verbindungen (z. B. VPN) mitunter im Klartext übertragen – ein gefundenes Fressen für Cyberkriminelle.
4. Zugriffe durch Dritte Ein Blick über die Schulter im Zug oder die versehentliche Weitergabe eines mobilen Endgeräts kann genügen, um sensible Daten offenzulegen.
5. Fehlende Sicherheitsupdates oder Schutzmechanismen Mobilgeräte werden unterwegs oft seltener aktualisiert oder gesichert. Auch Passwortschutz, Firewalls oder Verschlüsselung fehlen manchmal.

Praxis-Tipps für datensicheres Arbeiten unterwegs

• Mobile Geräte absichern

Sorgen Sie dafür, dass alle mobilen Geräte regelmäßig mit Sicherheitsupdates versorgt werden. Nutzen Sie Virenschutzprogramme, aktivieren Sie starke Passwörter oder biometrische Sperren und verschlüsseln Sie lokale Daten, beispielsweise mit BitLocker oder FileVault.

• VPN nutzen

Verwenden Sie grundsätzlich ein Virtual Private Network (VPN), wenn Sie unterwegs arbeiten – insbesondere bei öffentlichen WLAN-Verbindungen. Nur so lassen sich Daten zuverlässig verschlüsseln sowie vor Zugriffen Dritter schützen.

• Cloud-Dienste datenschutzkonform nutzen

Zugriffe auf Unternehmensdaten in der Cloud sollten ausschließlich über europäische Anbieter mit aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung erfolgen. Achten Sie zudem auf eine DSGVO-konforme Datenverarbeitung.

• Sichtschutz und Bildschirmsperre einsetzen

Nutzen Sie Sichtschutzfolien, wenn Sie im Zug oder im Café arbeiten, denn neugierige Blicke auf den Bildschirm sind ein reales Risiko. Außerdem sollten Bildschirme bei Inaktivität automatisch gesperrt werden.

• Verlustszenarien vorbereiten

Aktivieren Sie Ortungsdienste sowie Remote-Wipe-Funktionen, um verlorene Geräte im Notfall sperren oder löschen zu können. Halten Sie ein aktuelles Geräte-Inventar vor und melden Sie Vorfälle umgehend an den Datenschutzbeauftragten.

• Kommunikation absichern

Setzen Sie auf verschlüsselte E-Mail-Kommunikation mit S/MIME oder PGP und meiden Sie unsichere Kanäle wie WhatsApp. Für schnelle Abstimmungen eignen sich DSGVO-konforme Messenger wie Signal oder Threema.

• Mitarbeitende sensibilisieren

Auch unterwegs gilt: Nur wer weiß, worauf es ankommt, kann richtig handeln. Schulen Sie Ihr Team daher regelmäßig zu Risiken mobiler Arbeit und vermitteln Sie konkrete Verhaltensregeln – gerade für sensible Situationen im Außendienst sowie auf Geschäftsreisen.

Datenschutz-Check: 5 Fragen für mobile Sicherheit

1. Sind mobile Geräte Ihrer Mitarbeitenden verschlüsselt und mit einer Zugriffsperre gesichert?
2. Nutzen Sie ein VPN für alle Datenverbindungen außerhalb des Firmennetzwerks?
3. Haben Sie klare Richtlinien zur Nutzung privater Geräte auf Reisen (BYOD)?
4. Ist Ihr Team für Datenschutzrisiken unterwegs ausreichend geschult?
5. Wissen Mitarbeitende, was bei Verlust oder Diebstahl eines Geräts zu tun ist?

Ein “Nein” bei einer dieser Fragen zeigt Handlungsbedarf. Eine Checkliste oder Richtlinie kann helfen, Standards zu etablieren.

Statistik: Datenschutzrisiken unterwegs werden oft unterschätzt

Eine Bitkom-Studie zum mobilen Arbeiten zeigt:

• 58 % der Unternehmen bieten mobiles Arbeiten (Homeoffice oder Dienstreisen) an, aber
• über ein Drittel der Mitarbeitenden nutzt unterwegs unsichere WLANs, teils ohne VPN oder Verschlüsselung.

Quelle: Bitkom: Homeoffice gerät unter Druck (2025)

Diese Zahlen zeigen: Auch wenn mobiles Arbeiten populär ist, wird der Schutz sensibler Daten unterwegs oft vernachlässigt. Das ist die Lücke, bei der wir als externe Datenschutzberater ansetzen können – mit klaren Richtlinien, Schulungen & technischen Lösungen.

Wie wir als externes Datenschutzteam konkret unterstützen können

• Erstellung maßgeschneiderter Reiserichtlinien, inklusive VPN, Verschlüsselung & Nutzung privater Geräte (BYOD)
• Technische Audits & Schulungen vor der ersten Dienstreise – inkl. Do’s & Don’ts für unterwegs
• Reminder-Checklisten für Mitarbeitende – z. B. „Gerät sichern“, „VPN aktivieren“, „WLAN prüfen“
• Notfall-Guide & Meldeprozesse bei Verlust, Diebstahl oder Sicherheitsvorfall

Damit Datenschutz auch auf Reisen kein Risiko, sondern ein echter Wettbewerbsvorteil wird!

Fazit: Datenschutz endet nicht am Büroschreibtisch

Die zunehmende Mobilität im Berufsalltag erfordert neue Sicherheitskonzepte. Mit technischen Schutzmaßnahmen, Schulungen und klaren Verhaltensregeln können Sie sicherstellen, dass auch unterwegs DSGVO-konform gearbeitet wird.

Jetzt absichern

Sie wollen wissen, wie datensicher Ihre mobilen Arbeitsplätze wirklich sind? Wir unterstützen Sie mit Audits, Richtlinien und Schulungen rund um Datenschutz auf Dienstreisen. Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung!

Noch mehr Praxiswissen?
Erfahren Sie in unserem Blogbeitrag, wie Buchhandlungen DSGVO-Anforderungen alltagstauglich umsetzen – von der Bonpflicht bis zur Kundendatenverwaltung.