Von der Anfrage bis zur Schlüsselübergabe: Datenschutz in der Immobilienbranche

Einleitung

In Immobilienbüros werden täglich sensible Daten verarbeitet – von der ersten Kontaktanfrage über Bonitätsauskünfte bis hin zur Vertragsabwicklung und Objektübergabe. Gerade bei Miet- sowie Kaufinteressent*innen fallen personenbezogene Informationen an, die unter die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) fallen. Das zeigt, dass Datenschutz in der Immobilienbranche eine nicht unerhebliche Stellung hat.

Doch viele Maklerbüros unterschätzen den Aufwand oder haben keine klaren Prozesse für die Verarbeitung, Speicherung und Löschung dieser Daten. In diesem Beitrag zeigen wir, worauf es beim Datenschutz in der Immobilienbranche wirklich ankommt – sowohl praxisnah und rechtssicher als auch kundenorientiert.

Warum Datenschutz für Immobilienbüros so wichtig ist

Kundendaten im Immobilienbereich sind besonders sensibel: Einkommensnachweise, Ausweiskopien, Selbstauskünfte, Mietschuldenfreiheitsbescheinigungen oder SCHUFA-Daten gehören zum Standard bei der Bewerberauswahl.

Solche Daten dürfen nur auf einer rechtlichen Grundlage erhoben und nur so lange gespeichert werden, wie es für die Abwicklung notwendig ist. Wer hier zu sorglos umgeht, riskiert Bußgelder und Vertrauensverluste.

Datenschutz im Alltag von Maklerbüros: Typische Schwachstellen

Viele Prozesse in Immobilienbüros laufen schnell, spontan und digital ab. Gerade bei stark nachgefragten Objekten wird mit Bewerberdaten oft unstrukturiert umgegangen. Häufige Fehler sind:

• Speicherung von Bewerbungsunterlagen ohne klare Löschfrist
• Weitergabe von Bonitätsauskünften ohne Einwilligung
• fehlerhafte oder fehlende Datenschutzhinweise im Exposé
• keine DSGVO-konforme Gestaltung von Maklerverträgen
• unverschlüsselte Kommunikation mit Interessent*innen

Unser Tipp: Datenschutz muss nicht aufwendig sein. Wer standardisierte Prozesse sowie einfache Vorlagen nutzt, schafft schnell Rechtssicherheit und Kundenzufriedenheit.

Praxis-Tipps: So setzen Sie Datenschutz im Immobilienbüro um

Einwilligungen einholen & Bonitätsdaten sicher verarbeiten Informieren Sie Interessent*innen transparent über Datenerhebung, -nutzung und -speicherung. Erheben Sie sensible Unterlagen wie SCHUFA-Auskünfte nur, wenn sie tatsächlich erforderlich sind – und dokumentieren Sie alle Einwilligungen rechtssicher.

Datenschutzklausel in Maklerverträge integrieren Binden Sie klare Regelungen zur Datenverarbeitung, zu Löschfristen und Betroffenenrechten direkt in Ihre Verträge ein – denn das sorgt für Transparenz und Rechtssicherheit.

Verbindliche Löschfristen definieren & automatisch umsetzen Legen Sie verbindliche Fristen zur Datenlöschung fest – etwa 3 Monate nach Bewerbungsende – und nutzen Sie automatisierte Prozesse, sodass die Umsetzung der Löschung sichergestellt ist.

Personenbezogene Daten sicher & DSGVO-konform übermitteln Versenden Sie personenbezogene Daten entweder ausschließlich verschlüsselt oder über DSGVO-konforme Plattformen. Vermeiden Sie unsichere Kanäle wie WhatsApp für Dokumentenaustausch.

Datenschutz im Team verankern: Schulungen regelmäßig durchführen Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig, denn nur mit dem nötigen Wissen können sie Bewerberdaten korrekt verarbeiten, Unterlagen sicher aufbewahren und datenschutzkonform mit Kund*innen kommunizieren.

Datenschutz in Zahlen: Wie gut ist die Immobilienbranche aufgestellt?

Laut einer Untersuchung von PwC (2023) gaben 47 % der befragten Unternehmen aus dem Dienstleistungsbereich an, dass Datenschutz im Unternehmen nur als Nebenthema behandelt wird. Insbesondere kleine Dienstleister wie Maklerbüros sind oft unsicher, wie sie die DSGVO korrekt umsetzen sollen.

Diese Zahlen zeigen: Gerade im sensiblen Bereich der Immobilienvermittlung ist es wichtig, klare Prozesse zu schaffen – sowohl für Datenschutz, als auch für mehr Transparenz und professionellen Service.

Quelle: pwc.de: Digital Trust Insights 2023: https://www.pwc.de/de/im-fokus/cyber-security-privacy/pwc-digitaltrust-survey-2023.pdf

Fazit: Datenschutz von Anfang bis zur Übergabe mitdenken

Wer Mandantendaten strukturiert verarbeitet, Einwilligungen dokumentiert und für sichere Kommunikation sorgt, handelt nicht nur gesetzeskonform – sondern stärkt auch die Kundenbindung.

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