Inhaltsverzeichnis
- Einleitung
- Warum Datenschutz gerade hier so entscheidend ist
- Datenschutz im Kanzlei-Alltag: Zwischen Facharbeit und Verantwortung
- Praxis-Tipps: So setzen Sie Datenschutz wirksam um
- Datenschutz in Zahlen: Wie sicher sind Kanzleien aufgestellt?
- Fazit: Datenschutz ist Vertrauensarbeit
- Lassen Sie sich jetzt professionell unterstützen
Einleitung
In Kanzleien und Steuerbüros gehören besonders sensible Daten zum Arbeitsalltag. Ob Einkommensnachweise, Gesundheitsangaben, Verträge oder personenbezogene Steuerunterlagen – hier wird mit Informationen gearbeitet, die unter besonderem Schutz stehen. Die Anforderungen der DSGVO sind in diesem Bereich nicht nur rechtlich verpflichtend, sondern vor allem ein Zeichen von Professionalität und Vertrauen.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, worauf es beim Datenschutz in Kanzleien und Steuerbüros ankommt – sowohl praxisnah und strukturiert als auch mit konkreten Handlungsempfehlungen.
Warum Datenschutz gerade hier so entscheidend ist
Rechts- und Steuerberater*innen arbeiten täglich mit Daten, die unter das Steuergeheimnis, die Verschwiegenheitspflicht und die DSGVO fallen. Die Mandant*innen vertrauen darauf, dass ihre Unterlagen sicher verwahrt, nicht unbefugt weitergegeben und nur zweckgebunden verwendet werden.
Datenschutz ist daher nicht nur ein rechtlicher Rahmen, sondern ein zentraler Teil der Mandantenbindung.
Datenschutz im Kanzlei-Alltag: Zwischen Facharbeit und Verantwortung
Der Kanzleialltag ist oft eng getaktet: Termine, Fristen, Mandantenkontakt. In solchen Strukturen fehlt häufig die Zeit für Datenschutzkonzepte, geschweige denn für technische Updates oder Risikoanalysen. Dabei genügt ein offener Mailanhang oder ein unsicherer Remote-Zugriff, um einen Datenschutzvorfall auszulösen.
Typische Schwachstellen:
- kein strukturiertes Löschkonzept
- unverschlüsselte Kommunikation per E-Mail
- Fernzugriffe auf Kanzleisysteme ohne ausreichende Absicherung
- fehlende Protokollierung von Zugriffen auf Mandantendaten
Unser Tipp: Datenschutz sollte nicht nebenbei passieren. Integrieren Sie ihn in Ihre Kanzleiprozesse – durch praxistaugliche Tools, feste Zuständigkeiten und geschulte Mitarbeitende.
Praxis-Tipps: So setzen Sie Datenschutz wirksam um
Verschlüsselung von Mandantendaten
Nutzen Sie für E-Mails mit sensiblen Informationen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (z. B. S/MIME oder PGP). Achten Sie auch auf verschlüsselte Laufwerke und sichere Cloud-Lösungen mit Servern in der EU.
Fernzugriff absichern
Homeoffice oder mobiles Arbeiten erfordern sichere Fernzugänge. Nutzen Sie VPNs, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Zugriffsbeschränkungen. Halten Sie alle Endgeräte technisch aktuell.
DSFA bei sensiblen Mandaten durchführen
Bei besonders risikobehafteten Fällen (z. B. im Medizin-, Familien- oder Steuerstrafrecht) sollten Sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) dokumentieren. Das schafft Rechtssicherheit und Transparenz.
Zugriffsrechte & Dokumentation
Regeln Sie, wer auf welche Daten zugreifen darf. Dokumentieren Sie Änderungen, Zugriffe und Löschvorgänge nachvollziehbar – das hilft bei Nachfragen durch Mandant*innen oder Aufsichtsbehörden.
Mitarbeiterschulung nicht vergessen
Auch in Kanzleien gilt: Datenschutz ist Teamsache. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig zu Themen wie Datenweitergabe, Aktenlagerung und digitaler Kommunikation.
Datenschutz in Zahlen: Wie sicher sind Kanzleien aufgestellt?
Laut einer Erhebung auf dem Fachportal Maramia gaben 2023 knapp 40 % der juristischen Kanzleien an, keine durchgängige Verschlüsselung für den E-Mail-Verkehr mit Mandant*innen zu nutzen. Noch gravierender: Rund ein Drittel der Befragten war sich unsicher, ob die eigene Datenschutzstrategie überhaupt aktuellen Anforderungen entspricht.
Diese Zahlen machen deutlich: Es gibt erheblichen Nachholbedarf – besonders bei technischen Schutzmaßnahmen, regelmäßigen Schulungen und klar dokumentierten Prozessen.
Quelle: maramia.eu – E-Mail-Sicherheit nicht nur für Juristen (2023)
Fazit: Datenschutz ist Vertrauensarbeit
Ob Steuerunterlagen, Verträge oder sensible Korrespondenz – Mandantendaten verdienen besonderen Schutz. Wer datenschutzkonform arbeitet, reduziert Risiken, stärkt das Vertrauen der Mandant*innen und positioniert sich als professioneller Dienstleister.
Lassen Sie sich jetzt professionell unterstützen
Sie möchten prüfen, ob Ihre Kanzlei den Datenschutzvorgaben entspricht oder bestehende Prozesse verbessern? Das Team von SIMPLY PM begleitet Sie praxisnah, rechtssicher und individuell. Jetzt unverbindlich beraten lassen!
Sie wollen erfahren, wie sich unsere Vorgehensmethodik aufbaut? Erfahren Sie hier mehr dazu!
