Datenschutz im Mittelstand: So schützen kleine Unternehmen sensible Daten

Einleitung

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind das Rückgrat der deutschen Wirtschaft. Doch wenn es um Datenschutz geht, fühlen sich viele KMU überfordert: komplexe rechtliche Vorgaben, fehlende personelle Ressourcen und der Glaube, man sei “zu klein”, um ins Visier der Aufsichtsbehörden zu geraten. Dabei gelten die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für alle Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten – unabhängig von ihrer Größe. In diesem Blogbeitrag zeigen wir, worauf KMU beim Datenschutz besonders achten sollten, welche Hürden bestehen und wie sich diese pragmatisch meistern lassen.

Warum Datenschutz auch für KMU wichtig ist

Ob Daten von Kund*innen, Bewerber*innen oder Mitarbeiter*innen, jeder Betrieb verarbeitet personenbezogene Daten. Der Schutz dieser Daten ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch ein zentraler Vertrauensfaktor für Kundschaft, Geschäftspartner*innen und Mitarbeitende. Datenschutzverletzungen können nicht nur zu Bußgeldern führen, sondern auch zu einem erheblichen Reputationsschaden. Gerade in kleinen Unternehmen kann ein solcher Vorfall existenzbedrohend sein.

Laut einer Statista-Umfrage aus dem Jahr 2024 hatten 62 % der KMU in Deutschland Schwierigkeiten, die DSGVO vollständig umzusetzen. Fehlendes Know-how und Ressourcenmangel wurden dabei am häufigsten genannt.

Die wichtigsten Datenschutzpflichten für KMU

Auch kleine Unternehmen müssen alle grundlegenden Anforderungen der DSGVO erfüllen. Dazu gehören insbesondere:

1. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

KMU müssen dokumentieren, welche personenbezogenen Daten sie verarbeiten, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage. Dies kann z. B. mit einer einfachen Excel-Vorlage geschehen.

2. Informationspflichten erfüllen

Kunden, Mitarbeitende oder Lieferanten müssen darüber informiert werden, wie ihre Daten verwendet werden. Das geschieht meist über Datenschutzerklärungen und Informationsschreiben.

3. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

KMU müssen für angemessene Datensicherheit sorgen. Dazu gehören z. B.:

• Passwortschutz und Zugriffskontrollen
• Regelmäßige Updates von Software
• Nutzung verschlüsselter Kommunikationswege

4. Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV)

Wenn ein externer Dienstleister (z. B. eine Cloud-Lösung, IT-Dienstleister oder Lohnbuchhaltung) Zugriff auf personenbezogene Daten hat, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) erforderlich.

5. Betroffenenrechte beachten

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit. KMU müssen Prozesse haben, um auf solche Anfragen schnell reagieren zu können.

Praktische Tipps für KMU zur DSGVO-Umsetzung

Datenschutzverantwortung klären

Auch wenn kein/e Datenschutzbeauftragte/r erforderlich ist, sollte eine verantwortliche Person im Unternehmen benannt werden.

Standardisierte Vorlagen nutzen

Nutzen Sie Vorlagen für Datenschutzerklärungen, AVVs und Verzeichnisse, um Zeit und Kosten zu sparen.

Mitarbeitende sensibilisieren

Schulungen sind Pflicht! Mitarbeitende sollten wissen, worauf sie beim Umgang mit Daten achten müssen – z. B. bei E-Mails, Bewerbungen oder Daten von Kund*innen.

Website datenschutzkonform gestalten

• Cookie-Banner mit Einwilligungsmanagement
• Datenschutzerklärung mit allen Pflichtinformationen
• SSL-Verschlüsselung

Prävention durch IT-Sicherheit

• Anti-Virus-Software und Firewall
• Regelmäßige Datensicherungen (Backups)
• Zugriffsrechte nach dem Prinzip der Notwendigkeit

Wann benötigen KMU einen Datenschutzbeauftragten?

Nicht jedes kleine Unternehmen braucht automatisch eine/n Datenschutzbeauftragte/n. Ein DSB ist dann Pflicht, wenn:

• mind. 20 Personen regelmäßig mit personenbezogenen Daten arbeiten,
• besonders sensible Daten verarbeitet werden (z. B. Gesundheitsdaten),
• oder eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist.

Auch wenn keine Pflicht besteht, kann ein/e externe/r Datenschutzbeauftragte/r sinnvoll sein, um Haftungsrisiken zu minimieren und professionelle Unterstützung zu sichern.

Aktuelle Statistik: Viele KMU kämpfen mit der DSGVO-Umsetzung

Eine aktuelle Studie von Bitkom aus dem Jahr 2024 zeigt, dass der Datenschutzaufwand für Unternehmen stetig steigt. Laut der Umfrage, die unter 605 Unternehmen ab 20 Beschäftigten durchgeführt wurde, haben 63 % der Unternehmen im vergangenen Jahr einen zunehmenden Aufwand für den Datenschutz festgestellt. 94 % der Unternehmen bewerten den Datenschutzaufwand als hoch, und 70 % der Befragten geben an, dass Datenschutz die Digitalisierung in Deutschland hemmt. Besonders auffällig ist, dass 64 % der Unternehmen feststellen, dass der Datenschutz in Deutschland oft als übertrieben wahrgenommen wird.

Diese Zahlen verdeutlichen, wie wichtig es für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist, pragmatische und effiziente Lösungen für die Umsetzung der DSGVO zu finden. Die Herausforderung, Datenschutzanforderungen zu erfüllen, ohne die Digitalisierung und den Betrieb unnötig zu belasten, bleibt eine zentrale Aufgabe.

Fazit: Datenschutz ist auch für KMU Pflicht und Chance zugleich

Datenschutz ist kein Thema nur für Großkonzerne. Gerade kleine Unternehmen profitieren von einem klaren Datenschutzkonzept: Es stärkt das Vertrauen von Kunden und Mitarbeitenden, beugt Risiken vor und hilft, gesetzliche Anforderungen effizient umzusetzen. Mit einem pragmatischen und strukturierten Ansatz kann auch ein kleines Team DSGVO-Anforderungen meistern.

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